Обучающий материал
Фишки и секреты
интернет-маркетинга
Бонусы: чек-листы, брифы, ТЗ.
Делимся опытом и знаниями
Читайте наш блог и подписывайтесь на страницу в Facebook ,
чтобы не пропустить новый материал

Тrello: управление проектами на 5+

16.05.2018
Программы и сервисы
Автор: Алена Копанёва
C Users aleks Desktop ПСД 010-min

Привет читателям нашего блога! В этой статье я расскажу про онлайн-сервис Trello. Наше агентство пользуется им уже более года и успело оценить все плюсы этого инструмента. Trello – это must have для фрилансеров и небольших компаний. Он помогает управлять бизнес-процессами и эффективно организовывать работу всей нашей дружной команды в виртуальном режиме. Благодаря этому сервису мы не срываем сроки, проект-менеджер контролирует состояние каждого проекта, а постановка задач и отметки проделанной работы занимают всего несколько секунд.

Из этого материала вы узнаете:

Для написания статьи мне помог личный опыт работы с сервисом. Я поделюсь конкретными примерами, лайфхаками, а также познакомлю с дополнительными расширениями, которые делают Trello еще более функциональным и эффективным в использовании. А теперь обо всем по порядку.

5 причин работать с сервисом Трелло

Сразу представим ситуацию: вы раздаете задания сотрудникам, назначаете ответственных за серьезные проекты, а они кивают головой и обещают все выполнить точно в срок и ничего не упустить из виду. Но каждый из нас, особенно когда мы загружены работой, может забыть про важные задачи, не учесть нюансы разработки серьезного проекта. Нередко по этой причине в компании начинается настоящий хаос в делах и часто «горят» дедлайны.

Если вы хотите организовать персональную или командную работу без лишних усилий и за минимальное время, то обязательно обратите внимание на Trello – бесплатный, многофункциональный онлайн-сервис. Он унаследовал принцип всемирно известной японской системы «Канбан», которую впервые начали использовать на производстве автомобилей «Toyota». Команда Trello сделала такую виртуальную  доску, что делает ее хорошим помощником в работе над онлайн-проектами. Сегодня ею активно пользуется более 1 млн человек.

Визуально Трелло напоминает рабочую доску со стикерами, на которых отмечены важные задачи:

Сервис Трелло

Сервис Trello – универсальный менеджер проектов с широким набором функциональных возможностей. Я пользуюсь им уже почти год и за это время с уверенностью могу сказать, что он очень удобный.

И вот почему:

1. Обширный функционал. Он позволяет компактно разместить сразу несколько проектов на одной доске. Все очень наглядно и понятно. Не нужно кликать на каждый проект, чтобы посмотреть в каком состоянии он находится (для удобства можно использовать цветовые метки «В работе», «На согласовании», «В ожидании»). Также видно, как на ладони: какие сотрудники закреплены под каждым проектом и сколько элементов в чек-листе.

Оформление доски Трелло

2. Удобный интерфейс и быстрая работа в сервисе. Для организации работы по проектам мы пробовали использовать CRM систему Битрикс24, но для постановки задач в ней уходит больше времени и она не так проста в использовании, поэтому перешли на Trello.  Этот сервис имеет простую структуру и несмотря на широкий набор инструментов быстро осваивается новичками.

3. Бесплатный доступ. Программа доступна всем и каждому. Здесь есть как бесплатная версия с ограниченным функционалом, так и платная с большим набором различных расширений.

4. Наглядная база данных. Часто мы используем Трелло для быстрого поиска истории работ по проектам, контактных данных клиентов, информации об исполнителях.

5. Полезные расширения. Дополнить сервис можно с помощью разных расширений. Например, есть те, которые пригодятся для организации полноценного учета рабочего времени, превращения писем из Gmail в карточки Trello, просмотра диаграммы сгорания задач ваших планов и т.д.

Установить Trello можно на компьютер, планшет и мобильный телефон. Он станет замечательной альтернативой записным книжкам, таблицам Excel, обычным стикерам, которые многие до сих пор цепляют возле рабочего места.

Другими словами можно сказать, что Trello – это улучшенная записная книжка + вместительный ящик стола. Он позволяет быстро оценивать состояние запущенных проектов. Советую использовать такую программу всем, кто хочет структурировать свои задачи и планы, удобно двигаться к цели.

История сервиса Трелло

Трелло очень схож с такими сервисами для управления проектами, как: Basecamp, Slack, Asana, Proofhub, Worksection. Кстати, последний создан украинскими разработчиками.

Как Трелло влияет на продуктивность команды?

Наше агентство интернет-маркетинга очень ответственно относится к выполнению каждого проекта, поэтому мы всегда используем сервис Trello. Он позволяет узнать какие проекты выполнены, находятся на стадии согласования, а какие еще в работе. Каждый сотрудник может в любое время посетить доску, чтобы отметить написанную, проверенную или размещенную статью в своей карточке и узнать объем проделанной и оставшейся работы.

Сервис Трелло идеален для организации работы удаленных сотрудников. Он поможет забыть про недочеты, промахи и «зависшие» дедлайны.

Анекдот про дедлайн

Все участники вашей команды смогут взаимодействовать между собой дистанционно. Приложение также можно использовать при составлении контент-плана.

Статья в тему: Как правильно составить контент-план?

По результатам годовой работы можем сказать, что сервис отнимает считанные секунды, а эффект дает колоссальный – удаленный сотрудник сразу видит, какие задачи ему нужно выполнить и до какого срока. Проект-менеджер быстро оценивает ход выполнения работ, сохраняется вся информация по проектам.

Хотите тоже протестировать такой инструмент? «Завести» себе такого виртуального менеджера легко: перейдите на сайт Трелло, пройдите регистрацию и начинайте работать. Разобраться в принципах и функциях этого приложения очень просто и трудностей у вас точно не возникнет.

Трелло для бизнеса

Trello доступен для работы в вебе, так и в виде приложений на iPhone/iPad, Android, Windows 8 и Windows RT. Он адаптивный, то есть способен подстраиваться под экраны мобильных устройств. Это абсолютно бесплатный инструмент, который выступает в роли виртуального менеджера проектов. Кстати, его можно использовать не только для небольших компаний, но и для персонального использования. Его по достоинству оценят те, кто нуждаются в упорядочивании множества идей.

Особенности сервиса Трелло

Трелло можно использовать для самых разных целей. Например, многие его используют в качестве онлайн-дневника либо форума, позволяющего сотрудникам обсуждать актуальные вопросы компании.

Трелло для управления проектами по SEO-копирайтингу

Наша команда пользуется сразу несколькими досками. Мы создали рабочую, где зафиксированы все наши проекты. Есть отдельная доска для обучения, на ней мы храним ссылки на полезный материал, используемый нами на конференциях.

Создание и оформление новой доски

Доска может быть приватной, командной или публичной:

Виды досок в Трелло

Для каждой доски лучше выбрать свой фон:

Оформление доски Трелло

Доска Трелло

Эта функция доступна в меню в правой части окна. Нажмите «Меню», выберите «Сменить фон».

Вам будут предложены разные цвета и фотографии на выбор:

Как оформить доску в Трелло

При желании можно выбрать однотонную заливку, текстуру или фотографию из ассортимента.

Создание и оформление карточки

На доске создаем карточку и заполняем ее:

trello-15

В ней мы пишем порядковый номер статей, которые у нас в работе. Копирайтер ставит метку напротив написанной статьи, а редактор отмечает галочкой проверенную статью. Это позволяет следить за состоянием выполненного проекта и не упустить из виду ни один текст. Очень удобно и то, что карточки можно беспрепятственно перетягивать и перемещать по этапам рабочего процесса.

Также можно просматривать всех участников в карточке:

trello-17-min

Полезно прочесть: Чек-лист для проверки текста на «профпригодность»: вычитка, редактирование, форматирование (часть II)

Еще один приятный момент: не открывая карточку можно увидеть, сколько пунктов чек-листа выполнено. Создав сразу несколько карточек с проектами, можно увидеть весь объем работы нашего агентства интернет-маркетинга на одной доске. Это обеспечивает ясное представление о ходе командной работы.

К карточкам можно добавлять стикеры:

Стикеры в Трелло

Мы разделили доску на этапы нашего рабочего процесса:

  1. работа с клиентом (подготовка семантического ядра и технического задания);
  2. копирайтинг (написание, проверка и сдача статей);
  3. согласование статей с клиентом;
  4. размещение (публикация написанных статей на сайте).

Этапы работы в Трелло

Каждая наша карточка – это отдельный проект. Мы переносим ее по стадиям и указываем в ней степень выполнения.

Открыв карточку, мы видим степень выполнения каждого проекта по чек-листу в процентах:

Работа в Трелло по чек-листу в процентах

Это позволяет наглядно видеть состояние текущей работы, чтобы грамотно планировать рабочее время и придерживаться установленных сроков. Каждый участник проекта может в любой момент отметить в карточке Трелло проделанную работу, добавить свои метки. Сделать это можно, как на компьютере, так и на телефоне.

К каждой карточке мы всегда присваиваем цветные метки:

  • зеленая – «В ожидании» (видим какие проекты находятся на стадии подготовки);
  • оранжевая – «Выполнено» (отмечаем проекты, которые полностью завершены);
  • красная «В работе» (видим, какие проекты запущены и еще ведутся);
  • фиолетовая – «На согласовании» (указываем те проекты, которые находятся на согласовании с клиентом);
  • голубая – «Размещение» (присваиваем эту метку к карточке со статьями, которые размещаем на сайте после написания и проверки).

Цветные метки для карточек Трелло

Кликнув на «Меню», затем выбрав «Фильтр карточек» можно увидеть все доступные цветные метки. Например, нажав на красную полоску «В работе» на доске появятся все карточки с этим цветом. Это очень удобно, когда нужно узнать состояние нашей работы на текущее время.

Цветные метки Трелло

Полезные функции Трелло

Выполнение нижеперечисленных действий поможет разложить вашу работу по полочкам:

  • в каждой карточке можно прописывать описания, при необходимости добавить вложения (картинки, видео и прочие файлы) с компьютера, Google диска, Dropbox, Вox, OneDrive;
  • редактировать карточку можно двумя способами: открыв ее или нажав на значок редактирования в правом верхнем углу. Но во втором случае будет доступен ограниченный набор функций:

Опции в карточке Трелло

  • можно изменить положение блока в списке, перемещать его по другим доскам, заархивировать или скопировать карточку, добавить к ней комментарии, вложения, смайлы, другие задачи.
  • карточки можно копировать, перемещать вверх или вниз, на другие доски и листы доски, а также архивировать и удалять одним кликом.

Нажав на меню в правом верхнем углу, вы можете просматривать все действия участников:

Меню сервиса Трелло

В Трелло есть уйма всевозможных инструментов, включая крайний срок, метки, чек-листы и пр. Здесь видно кто над чем работает и за что отвечает. Все изменения синхронизируются автоматически у всех пользователей на всех устройствах. Этот таск-менеджер предлагает использовать разные виды маркировки задач. Еще можно устанавливать дедлайны, голосовать за ту или иную задачу, назначать исполнителей и т.д.

Топ-3 лучших расширений для Трелло

А теперь я познакомлю вас с тремя самыми популярными расширениями, которые делают представленный сервис еще более удобным и функциональным:

1.Trello (Chrome) – это официальное расширение от разработчиков Трелло для браузера Chrome.

Расширение Trello (Chrome)

Оно помогает быстро добавить любую карточку на доску с описанием, превью, ссылкой. Кроме этого, можно отыскать свою доску прямо из адресной строки вашего браузера, а это существенно экономит время и облегчает рабочий процесс.

2. Planyway – еще одно полезное расширение для интеграции Google Calendar и Trellо. С его помощью можно устанавливать сроки выполнения той или иной задачи в карточках. У вас будет отображаться календарь, который можно настроить по своему усмотрению: можно выбрать тему, рабочие часы и т.д:

Расширение Planyway

Его можно сделать вертикальным или горизонтальным, а также изменить размер. Planyway позволяет одновременно просматривать задачу с нескольких досок.

3. Nex Step For Trello – незаменимое расширение для тех, кто работает с чек-листами.  Оно позволяет отметить выполненное задание, не заходя в карточку, делая проект более наглядным:

Расширение Nex Step For Trello

Можно настроить отображение чек-листов: не заходя в карточку будет виден один пункт или сразу несколько.

С помощью этих бесплатных плагинов Trello, вы можете сделать работу по управлению проектами более эффективней.

Как установить Трелло на телефон?

Для максимального удобства предлагаю скачать Трелло на свой мобильный телефон, это займет меньше минуты.

Для этого нужно:

1.Зайти в Play Маркет:

Как установить Trello на телефон

2. Найти сервис Trello:

Установка Трелло на мобильный телефон

3. Нажать «Установить».

После загрузки сервис появится на вашем телефоне. Совершите вход в систему Trello, введя адрес электронной почты и пароль.

Трелло на телефоне

Теперь любимый таск-менеджер всегда будет под рукой и сможет оповещать вас обо всех изменениях, которые будут внесены в карточки вашими коллегами.

Мобильная версия сервиса Трелло

Нажав на три точки в правом верхнем углу, вам будут предложены различные функции:

Меню Трелло на телефоне

И напоследок, я поделюсь несколькими фишками и секретами Трелло:

  • чтобы просмотреть укороченный список функций карточки, наведите курсор мыши на карточку и нажмите клавишу «Е» латинского алфавита;
  • сразу заархивировать карточку можно с помощью клавиши «С» латинского алфавита;
  • перетащить карточку можно в любое место вашей доски, просто зажав ее мышкой;
  • пункты чек-листа (да и сами чек-листы) можно перемещать вверх-вниз по вашему желанию;
  • можно создавать неограниченное количество чек-листов, делая несколько списков в одной карточке;
  • удалить карточку можно только открыв ее.

На практике вы можете убедиться, что эта программа в стиле виртуальной настенной доски со стикерами действительно весьма гибкая. Она предлагает использовать любые комбинации досок, меток и карточек. Это позволяет нашей команде внедрять свои идеи, импровизировать и получать эффективную работу на выходе. С помощью Трелло нам удается эффективнее управлять своим временем и ощутить себя единой командой.

А вы пользуетесь сервисом Trello? Если да, то в каких целях? Какие расширения используете? Оставляйте свои комментарии и делитесь этой статьей на своих страницах в социальных сетях.

Автор: Алена Копанёва