НАВЧАЛЬНИЙ МАТЕРІАЛ
ФІШКИ І СЕКРЕТИ ІНТЕРНЕТ-МАРКЕТИНГУ
БОНУСИ: ЧЕК-ЛИСТИ, БРИФ, ТЗ
База знань, наш досвід і новини
Читай наш блог та підписуйся на сторінку в Facebook та Instagram,
щоб не пропустити новий матеріал

Google календар для бізнесу: як користуватись

29.10.2019
Програми та сервіси
Автор: Татьяна Бондаренко
885
0

Вітаю усіх читачів блогу! Нещодавно ми розповідали як використовувати додаток Trello для управління проектами, сьогодні мова піде про іншого помічника – Гугл календар. Це безкоштовний інструмент від Google, який створено для організації роботи і особистого життя. До Гугл календаря можно внести дні народження, свята та інші важливі події. Проте ми розглянемо інструмент з іншого боку, а саме, як його використовувати для планування бізнес-проектів.

Стаття буде корисною проект-менеджерам, власникам компаній і просто активним людям, оскільки відповідає на запитання:

Наприкінці статті вас чекає мій особистий досвід роботи з інструментом.

Невелика передмова. Я працюю проект-менеджером в TEXTUM вже 1,5 роки, кожного дня здійснюючи контроль над виконання 15-20 задач, складаю план для співробітників компанії. Проте моє близьке знайомство з Гугл календарем відбулось лише у 2018 р. Через це у статті: 100% актуальна інформація; особистий досвід ведення проектів; 24 тематичних скріна; цінні поради і цікаві фішки

Чим для мене являється Гугл календар? Уявіть, що ви довгий час користуєтесь кнопочним телефоном з маленьким чорно-білим екраном, де наявність будильника вже являється неймовірною можливістю. І тут у вас з’являється сучасний флагман з широким кольоровим дисплеєм і морем функцій. Відчуваєте різницю? Так можна порівняти інструменти, якими я користувалась із Google Calendar. Хочете отримати більше інформації – читайте далі.

Цікаві факти про компанію Гугл

Гугл календар: як зареєструватись і користуватись

На цьому питанні довго затримуватись не будемо, оскільки тут все просто.

Щоб почати користування Гугл календарем, необхідно виконати 2 простих дії:

  • Створити аккаунт в Google або увійти до вже створеного.
  • Відкрити Google Calendar

Гугл календар працює онлайн і сумісний з багатьма популярними браузерами (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge). Проте для того, щоб він почав працювати необхідно увімкнути JavaScript і файли cookie.

Цікаво буде дізнатись: Google і Yandex – алгоритми роботи пошукових систем (принципи, нюанси, новини 2018)

Зверніть увагу: створити Гугл календар можна тільки на комп’ютері (у мобільному додатку така можливість відсутня). Після того, як його буде створено на ПК, миттєво з’явиться в браузері і додаток.

Так виглядає Гугл календар на комп’ютері:

Гугл календар: як користуватись

Далі налаштовуємо Google календар під власний смак і потреби:

  • встановлюємо необхідний період (день, тиждень, місяць, рік);
  • показуємо/ховаємо відхилені заходи;
  • показуємо/ховаємо вихідні дні;
  • визначаємо кольори заходів і тексту, а також інтерфейс.

За бажанням можливо отримати відгук про інструмент і перейти до довідкового центру для отримання більш детальної інформації про нього. Усі налаштування знаходяться на панелі управління (розташована зверху, горизонтально).

Чим особисто мене зацікавив інструмент? Робота з календарем Google дає мені можливість розкладати по поличкам і здавати в срок всі проекти компанії, встановлювати нагадування, уникати неприємних моментів, коли забуваєш поздоровити колегу з днем народження. Простіше кажучи, для такого перфекціоніста, як я, ця програма являється справжньою знахідкою.

Як саме я використовую інструмент в роботі, описано нижче.

Як створити бізнес-процес в Гугл календарі?

Використовуючи Google Calendar можна створити для кожного проекту окремий календар. Для цього потрібно створити його і налаштувати.

Створюємо новий календар

Ось як це робиться:
1. Заходимо до налаштувань.

Настройки Гугл календаря

2. Далі до «Додати» и потім – «Створити».

Гугл календар: як створити новий календар

3. Потім заповнюємо поля назви і опису (при необхідності), обираємо часовий пояс і клікаємо «Створити».

 Гугл календар: як налаштувати

4. Після цього новий календа з’явиться у розділі «Мої календарі». Тепер можна встановити для нього більш детальні налаштування, задати колір, відкрити доступ.

Гугл календар: як вести проекти

5. Переходимо до налаштувань. Google Calendar може бути доступний тільки вам або відкритий для інших користувачів. При цьому є можливість відкрити загальний доступ, ввімкнути доступ за посиланням або відкрити тільки для конкретних осіб (додавши e-mail користувача).

Гугл календар: як відкрити доступ

6. Наступний крок – налаштування сповіщень. Встановлюємо час, коли необхідно отримати сповіщення: в той самий день, через 1,2 тижні і т.д. Сповіщення можуть приходити на пошту або на робочий стіл (розсилку SMS-сповіщень Google припинив 27.06.2015 р.).

Гугл календар: налаштування сповіщень

7. Раджу також встановити сповіщення для усіх змін, які стосуються проекту. Так Ви завжди будете в курсі, якщо хтось змінить або відмінить захід. Відмінна опція – «Повістка дня». Для тих, хто її активує, кожного дня з 05:00 ранку буде приходити на пошту список завдань на весь день..

Гугл календар: як налаштувати повідомлення

Якщо проект виконано або відмінено – приховуємо зі списку як на мал. 1 (є можливість відкрити при необхідності) або видаляємо як на мал. 2 (без права на відновлення).

Малюнок 1

Гугл календар: як приховати

Малюнок 2

Гугл календар: як видалити

Додаємо задачі до нового Гугл календаря

Google Calendar для бізнес-проекту створено. Що далі? Складаємо план з його реалізації. Наприклад, у даному проекті стоїть завдання написати, ствердити і розмістити на сайті 28 статей. Строк виконання – 5 робочих днів. Мені необхідно рівномірно розподілити заходи, щоб уникнути перевантаженості співробітників і здати роботу вчасно.

Для цього я додаю задачі на кожен день. Простіше всього це зробити, встановивши календар на день.

Гугл календар: як додати задачу

Що у підсумку? Кожен день у визначений час мені буде приходити сповіщення про те, що необхідно зробити. Усі задачі рівномірно розподілені по робочим дням. Я не пропущу жодного завдання і здам проект вчасно.

Ось так це виглядає у календарі на місяць:

Гугл календар: як використовувати для бізнесу

При необхідності можна змінити усі налаштування задач, для цього необхідно просто клікнути на неї і натиснути на олівець.

Гугл календар: як змінити налаштування

Окрім цього, до кожної задачі можна написати коментар, прикріпити посилання або документ. Наприклад, щоб написати статтю копірайтеру потрібно: ТЗ (прикріплюю як файл) і папку, куди здавати роботу (додаю посилання). Є можливість налаштувати доступ, тобто задачі до проекту можуть бути як для всіх, так і особисто для Вас.

Гугл календар: як заповнити завдання

Важлива порада. Щоб знайти всі заходи, котрі виконуються по окремому бізнес-проекту, достатньо у стрічці пошуку ввести хештег + назву проекту (наприклад, #Проект №1).

Стаття в тему: «Як правильно оформити посилання в статті?»

Невідомі факти про Google

2 варіанти ведення проектів у Гугл календарі

Існує 2 простих і зручних способи контролювати реалізацію бізнес-проектів через даний інструмент:

  1. Заносимо проект. Цей спосіб показано вище. Тобто отримуємо задачу, розподіляємо по дням, додаємо опис, встановлюємо сповіщення і т.п. Один проект – один календар.
  2. План для співробітників. Можна створити Гугл календар для кожного працівника окремо і прописувати йому завдання на день, тиждень, місяць. Це, на мій погляд, більш зручний варіант саме для виконавців. Так як їм не потрібно шукати себе в проектах, а достатньо просто відкрити свій календар. При цьому можна вказувати строки виконання кожної задачі, встановивши нагадування в Гугл календарі співробітника.

Google календар: варіанти заповнення

Обидва способи мають «право на життя». Проте перший більш зручний для проект-менеджера, а другий – для співробітника. Ідеальним варіантом являється вести календарі і по проектам, і по співробітникам. Тоді вся картинка буде як на долоні.

Google календар: приклад

Додаткові можливості Google календаря

Даний інструмент просто невичерпне джерело зручних і корисних функцій, наприклад:

  • Експорт/Імпорт. Перейшовши до налаштувань і натиснувши «Імпорт і експорт» можна додати інші календарі або завантажити на комп’ютер ваші.
  • Друк. В Google календарі є можливість роздрукувати заходи за день, тиждень, місяць, рік і розклад на день. Для цього натискаємо налаштування і друк.

Google календар, друк

  • Кольорова розмітка. У своєму Google Calendar я також зробила календар з днями народження співробітників і поставила нагадування за тиждень, щоб встигнути вибрати подарунок і придумати поздоровлення. Існують також і інші календарі, які стосуються розвитку компанії, оптимізації роботи, навчання і т.п. Кожен має значок певного кольору. Наприклад, проекти – червоним, дні народження – синім, план по розвитку – зеленим, навчання – фіолетовим. Використання кольорових маркерів допомагає за 1 секунду зрозуміти, що саме готує нам сьогоднішній день.

Google Calendar, кольорова розмітка

  • Складання розкладу. Відносно нова фішка, яка показує всі задачі на кілька днів у форматі розкладу. Можна дивитись окремо на кожен або всі календарі разом.

Google календар, розклад

  • Цікаві Гугл календарі. Тут є вже вбудовані календарі, для активації яких достатньо поставити одну галочку в налаштуваннях. Google пропонує 3 темы: свята, спорт, фази місяця. Запускайте і будьте в курсі цікавих для вас подій.
  • Інтеграція календаря. В налаштуваннях є коди, завдяки яким можна: вбудувати календар на веб-сторінку, відкрити доступ з інших додатків і т.д.
  • Синхронізація Gmail з Гугл календарем. Дана послуга працює тільки для створення листів від різноманітних організацій. В листі повинна міститись інформація про: бронювання (авіабілетів, номерів в готелях); резервування (наприклад, столика в ресторані); білети (в кіно, до театру, на концерт). Щоб активувати таку функцію потрібно перейти в налаштування і поставити галочку біля «Автоматично додавати заходи з Gmail до мого календаря».
  • Синхронізація Google календаря з пристроями на Андроїд та iOS. Крутий подарунок від Google, який доступний для завантаження у Google Play. В додатку всі події, занесені до Гугл календаря на комп’ютері, відразу відображаються на екрані пристрою, тобто повна синхронізація. При чому, якщо ви не виконали завдання (не прив’язане до дати), воно автоматично переноситься на наступний день і так до закриття. І найголовніша фішка – з’явився голосовий пошук. Наприклад, я говорю: «Ок, Google, нагадай мені завтра порахувати зарплату». Завдання одразу з’явиться на екрані, тисни галочку і воно вже у календарі. Такий додаток завжди доступний і під рукою, чого не скажеш про комп’ютер чи ноутбук.

Google календар на мобільному пристрої

Останнє, що варто відмітити – гарячі клавіші. Працювати з Гугл календарем можна, використовуючи тільки клавіші на клавіатурі. Це значно спрощує і прискорює весь процес. Говорю із власного досвіду, так як використовую цю можливість по максимуму. Дізнатись про гарячі клавіші можна у налаштуваннях, у відповідному розділі.

Варто також вивчити: «5 найкращих сервісів для роботи копірайтера з текстом»

Висновок. Google календар – зручне, просте, безкоштовне планування бізнес-проектів і особистих подій; нагадування про події у визначений день або час (на робочий стіл або по email); можливість експорту/імпорту і друку; синхронізація з Gmail і пристроями на Android/iOS.

Особистий план роботи з Гугл календарем

Наостанок, хочу поділитися загальним планом, як саме я використовую даний інструмент:

  1. Заношу проект: пишу опис, обираю колір, ставлю строки виконання.
  2. Розподіляю задачі по дням (якщо замовлення велике і потребує багато часу).
  3. Кожного дня в кінці робочого дня прописую задачі для кожного співробітника.
  4. Протягом дня слідкую за виконанням, за необхідності вношу корективи.

До Google Calendar я також заношу ідеї, які стосуються розвитку компанії, особистого і професійного росту. Роблю це одразу, щоб не втрачати думку (після робочого дня використовую мобільний додаток).

Як бачите, Гугл календар – чудовий планувальник, завдяки якому управляти проектами просто, швидко і зрозуміло. А як ви організовуєте бізнес-процеси? Буду вдячна всім, хто поділиться досвідом, дасть слушну пораду або доповнить даний матеріал. Дякую за увагу).

Автор: Татьяна Бондаренко

Открыть
чат Задать вопрос