НАВЧАЛЬНИЙ МАТЕРІАЛ
ФІШКИ І СЕКРЕТИ ІНТЕРНЕТ-МАРКЕТИНГУ
БОНУСИ: ЧЕК-ЛИСТИ, БРИФ, ТЗ
База знань, наш досвід і новини
Читай наш блог та підписуйся на сторінку в Facebook ,
щоб не пропустити новий матеріал

Тrello: управління проектами на 5+

27.10.2019
Програми та сервіси
Автор: Алёна Копанёва
194
Тrello: управління проектами на 5+

Привіт читачам нашого блогу! У цій статті я розкажу про онлайн-сервіс Trello. Наше агентство користується ним уже більше року і встигло оцінити всі плюси цього інструменту. Trello – це must have для фрілансерів і невеликих компаній. Він допомагає управляти бізнес-процесами і ефективно організовувати роботу всієї нашої дружньої команди у віртуальному режимі. Завдяки цьому сервісу ми не зриваємо терміни, проект-менеджер контролює стан кожного проекту. Розміщення завдань і позначки виконаної роботи займають всього декілька секунд.

З цього матеріалу ви дізнаєтесь:

У написанні статті мені допоміг особистий досвід роботи з сервісом. Я поділюся конкретними прикладами, лайфхаками, а також познайомлю з додатковими розширеннями, які роблять Trello ще більш функціональним і ефективним у використанні. А тепер про все по порядку.

5 причин працювати з сервісом Трелло

Одразу уявимо ситуацію: ви роздаєте завдання співробітникам, призначаєте відповідальних за серйозні проекти, а вони кивають головою і обіцяють усе виконати точно в термін і нічого не випустити з уваги. Але кожен з нас, особливо коли ми завантажені роботою, може забути про важливі задачі, не врахувати нюанси розробки серйозного проекту. Нерідко по цій причині в компанії починається справжній хаос у справах і часто «горять» дедлайни.

Якщо ви хочете організувати персональну чи командну роботу без зайвих зусиль і за мінімальний час, то обов’язково зверніть увагу на Trello – безкоштовний, багатофункціональний онлайн-сервіс. Він успадкував принцип всесвітньо відомої японської системи «Канбан», яку вперше почали використовувати на виробництві автомобілів «Toyota». Команда Trello зробила таку віртуальну дошку, що робить її хорошим помічником в роботі над онлайн-проектами. Сьогодні нею активно користується понад 1 млн осіб.

Візуально Трелло нагадує робочу дошку зі стікерами, на яких відзначені важливі завдання:

Сервис Трелло

Сервіс Trello – універсальний менеджер проектів з широким набором функціональних можливостей. Я користуюся ним уже майже рік і за цей час з впевненістю можу сказати, що він дуже зручний.

І ось чому:

1. Великий функціонал. Він дозволяє компактно розмістити відразу кілька проектів на одній дошці. Все дуже наочно і зрозуміло. Не потрібно клацати на кожен проект, щоб подивитися в якому стані він знаходиться (для зручності можна використовувати кольорові мітки «У роботі», «На узгодженні», «В очікуванні»). Також видно які співробітники закріплені під кожним проектом і скільки елементів у чек-листі.

Оформление доски Трелло

2. Зручний інтерфейс і швидка робота в сервісі. Для організації роботи по проектах ми використовувати CRM-систему Бітрікс24, але для постановки завдань у ній іде більше часу і вона не проста в роботі, тому перейшли на Trello. Цей сервіс має просту структуру і, незважаючи на широкий набір інструментів, швидко засвоюється новачками.

3. Безкоштовний доступ. Програма доступна всім і кожному. Тут є як безкоштовна версія з обмеженим функціоналом, так і платна з великим набором різних розширень.

4. Наочна база даних. Часто ми використовуємо Трелло для швидкого пошуку історії робіт за проектами, контактних даних клієнтів, інформації про виконавців.

5. Корисні розширення. Доповнити сервіс можна за допомогою різних розширень. Наприклад, є ті, які стануть у нагоді для організації повноцінного обліку робочого часу, перетворення листів з Gmail у картки Trello, перегляду діаграми “згоряння” завдань ваших планів тощо.

Встановити Trello можна на комп’ютер, планшет і мобільний телефон. Він стане чудовою альтернативою записникам, таблицям Excel, звичайним стікерам, які багато хто до цих пір чіпляє біля робочого місця.

Іншими словами можна сказати, що Trello – це поліпшена записна книжка + місткий ящик столу. Він дозволяє швидко оцінювати стан запущених проектів. Раджу використовувати таку програму всім, хто хоче структурувати свої завдання й плани, зручно рухатися до мети.

История сервиса Трелло

Трелло дуже схожий на такі сервіси, для управління проектами, як Basecamp, Slack, Asana, Proofhub, Worksection. До речі, останній створений українськими розробниками.

Як Трелло впливає на продуктивність команди?

Наше агентство інтернет-маркетингу дуже відповідально ставиться до виконання кожного проекту, тому ми завжди використовуємо сервіс Trello. Він дозволяє дізнатися, які проекти виконані, знаходяться на стадії узгодження, а які ще в роботі. Кожен співробітник може в будь-який час відвідати дошку, щоб відзначити написану, перевірену або розміщену статтю у своїй картці і дізнатися обсяг виконаної роботи і тієї, що залишилася.

Сервіс Трелло ідеальний для організації роботи віддалених співробітників. Він допоможе забути про недоліки, промахи і «завислі» дедлайни.

Анекдот про дедлайн

Всі учасники вашої команди можуть взаємодіяти між собою дистанційно. Додаток також можна використовувати при складанні контент-плану.

Стаття в тему: Як правильно створити контент-план?

За результатами річної роботи можемо сказати, що сервіс забирає лічені секунди, а ефект дає фантастичний – віддалений співробітник відразу бачить, які завдання йому потрібно виконати і в який термін. Проект-менеджер швидко оцінює хід виконання робіт, зберігається вся інформація по проектах.

Хочете теж протестувати такий інструмент? «Завести» собі такого віртуального менеджера легко: перейдіть на сайт Трелло, пройдіть реєстрацію і починайте працювати. Розібратися в принципах і функціях цього додатка дуже просто і труднощів у вас точно не виникне.

Трелло для бизнеса

Trello доступний як для роботи в інтернет-браузері, так і у вигляді додатків на iPhone / iPad, Android, Windows 8 і Windows RT. Він адаптивний, тобто здатний підлаштовуватися під екрани мобільних пристроїв. Це абсолютно безкоштовний інструмент, який виступає в ролі віртуального менеджера проектів. До речі, його можна використовувати не тільки для невеликих компаній, але й для персонального використання. Сервіс по достоїнству оцінять ті, хто потребує впорядкування величезної кількості ідей.

Особенности сервиса Трелло

Трелло можна використовувати для різноманітних цілей. Наприклад, багато хто його використовує в якості онлайн-щоденника або форуму, що дозволяє співробітникам обговорювати актуальні питання компанії.

Трелло для управління проектами по SEO-копірайтингу

Наша команда користується відразу декількома дошками. Ми створили робочу, де зафіксовані всі наші проекти. Є окрема дошка для навчання, на ній ми зберігаємо посилання на корисний матеріал, який береться нами за основу на конференціях.

Створення й оформлення нової дошки

Дошка може бути приватною, командною або публічною:

Виды досок в Трелло

Для кожної дошки краще обрати свій фон:

Оформление доски Трелло

Доска Трелло

Ця функція доступна в меню в правій частині вікна. Натисніть «Меню», виберіть «Змінити фон». Вам будуть запропоновані різні кольори й фотографії на вибір:

Как оформить доску в Трелло

При бажанні можна вибрати однобарвну заливку, текстуру або фотографію з асортименту

Створення і оформлення картки

На дошці створюємо картку і заповнюємо її:

trello-15

У ній ми пишемо порядковий номер статей, які у нас в роботі. Копірайтер ставить мітку навпроти написаної статті, а редактор зазначає галочкою перевірену статтю. Це дозволяє стежити за станом виконаного проекту і не випустити з уваги жоден текст. Дуже зручно і те, що картки можна безпроблемно перетягувати та переміщувати по етапах робочого процесу.

Також можна переглядати всіх учасників у картці:

trello-17-min

Корисно почитати: Чек-лист для перевірки тексту на «профпридатність»: вичитка, редагування, форматування (частина II)

Ще один приємний момент: не відкриваючи картку, можна побачити, скільки пунктів чек-листа виконано. Створивши відразу кілька карток з проектами, можна побачити весь обсяг роботи нашого агентства інтернет-маркетингу на одній дошці. Це забезпечує чітке уявлення про хід командної роботи.

До карток можна додавати стікери:

Стикеры в Трелло

Ми розділили дошку на етапи нашого робочого процесу:

  1. робота з клієнтом (підготовка семантичного ядра і технічного завдання);
  2. копірайтинг (написання, перевірка і здача статей);
  3. узгодження статей з клієнтом;
  4. розміщення (публікація написаних статей на сайті).

Этапы работы в Трелло

Кожна наша картка – це окремий проект. Ми переносимо її по стадіям і вказуємо в ній ступінь виконання.

Відкривши картку, ми бачимо ступінь виконання кожного проекту по чек-листу в процентах:

 

Работа в Трелло по чек-листу в процентах

Це дозволяє спостерігати за станом поточної роботи, щоб грамотно планувати робочий час і дотримуватися встановлених термінів. Кожен учасник проекту може в будь-який момент відзначити в картці Трелло виконану роботу, додати свої мітки. Зробити це можна, як на комп’ютері, так і на телефоні.

Кожній картці ми завжди присвоюємо кольорові мітки:

  • зелена – «В очікуванні» (бачимо, що якісь проекти знаходяться на стадії підготовки);
  • помаранчева – «Виконано» (відзначаємо проекти, які повністю завершені);
  • червона – «У роботі» (бачимо, які проекти запущені і ще ведуться);
  • фіолетова – «На узгодженні» (вказуємо ті проекти, які знаходяться на узгодженні з клієнтом);
  • блакитна – «Розміщення» (присвоюємо цю мітку до картки зі статтями, які розміщуємо на сайті після написання та перевірки).

Цветные метки для карточек Трелло

Клікнувши на «Меню», потім вибравши «Фільтр карток», можна побачити всі доступні кольорові мітки. Наприклад, натиснувши на червону смужку «У роботі» на дошці з’являться всі картки з цим кольором. Це дуже зручно, коли потрібно дізнатися стан нашої роботи на поточний час.

Цветные метки Трелло

Корисні функції Трелло

Виконання зазначених нижче дій допоможе розкласти вашу роботу по поличках:

  • в кожній картці можна вказувати опис, при необхідності додати вкладення (картинки, відео та інші файли) з комп’ютера, Google диска, Dropbox, box, OneDrive;
  • редагувати картку можна двома способами: відкривши її або натиснувши на значок редагування в правому верхньому куті. Але в другому випадку буде доступний обмежений набір функцій:

Опции в карточке Трелло

  • можна змінити положення блоку в списку, переміщати його по інших дошках, заархівувати або скопіювати картку, додати до неї коментарі, вкладення, смайли, інші завдання.
  • картки можна копіювати, переміщувати вгору або вниз, на інші дошки, а також архівувати й видаляти одним кліком.

Натиснувши на меню в правому верхньому куті, ви можете переглядати всі дії учасників:

Меню сервиса Трелло

У Трелло є сила-силенна всіляких інструментів, включаючи крайній термін, мітки, чек-листи та ін. Тут видно, хто над чим працює і за що відповідає. Усі зміни синхронізуються автоматично у всіх користувачів на всіх пристроях. Цей таск-менеджер пропонує використовувати різні види маркування завдань. Ще можна встановлювати дедлайни, голосувати за ту чи іншу задачу, призначати виконавців і т.д.

Топ-3 найкращих розширень для Трелло

А тепер я познайомлю вас з трьома найпопулярнішими розширеннями, які роблять представлений сервіс ще більш зручним і функціональним:

1.Trello (Chrome) – це офіційне розширення від розробників Трелло для браузера Chrome.

Расширение Trello (Chrome)

Воно допомагає швидко додати будь-яку картку на дошку з описом, прев’ю, посиланням. Крім цього, можна відшукати свою дошку прямо з адресної стрічки вашого браузера, а це суттєво економить час і полегшує робочий процес.

2.  Planyway – ще одне корисне розширення для інтеграції Google Calendar і Trellо. З його допомогою можна встановлювати терміни виконання того чи іншого завдання в картках. У вас буде відображатися календар, який можна налаштувати на свій розсуд: вибрати тему, робочі години тощо.

Расширение Planyway

Його можна зробити вертикальним або горизонтальним, а також змінити розмір. Planyway дозволяє одночасно переглядати завдання з кількох дошок.

3. Nex Step For Trello – незамінне розширення для тих, хто працює з чек-листами. Воно дозволяє відзначити виконане завдання, не заходячи в картку, робить проект більш наочним:

Расширение Nex Step For Trello

Можна налаштувати відображення чек-листів: не відкриваючи картку, ви зможете бачити один пункт або відразу кілька.

За допомогою цих безкоштовних плагінів Trello, ви можете зробити роботу, з управління проектами, більш ефективною.

Як встановити Трелло на телефон?

Для максимальної зручності пропоную скачати Трелло на свій мобільний телефон, це займе менше хвилини.

Для цього потрібно:

1.Зайти в Play Маркет:

Как установить Trello на телефон

2. Знайти сервіс Trello.

Установка Трелло на мобильный телефон

3. Натиснути «Встановити»:

Після завантаження сервіс з’явиться на вашому телефоні. Здійсніть вхід в систему Trello, ввівши адресу електронної пошти та пароль.

Трелло на телефоне

Тепер улюблений таск-менеджер завжди буде під рукою і може сповіщати вас про всі зміни, які будуть внесені в карточки вашими колегами.

Мобильная версия сервиса Трелло

Натисніть на три крапки в правому верхньому куті, і вам будуть запропоновані різні функції:

Меню Трелло на телефоне

І наостанок я поділюся кількома фішками і секретами Трелло:

  • щоб переглянути скорочений список функцій картки, наведіть курсор миші на картку і натисніть клавішу «Е» латинського алфавіту;
  • відразу заархівувати картку можна за допомогою клавіші «С» латинського алфавіту;
  • перетягнути картку можна в будь-яке місце вашої дошки, просто затиснувши її мишкою;
  • пункти чек-листа (та й самі чек-листи) можна переміщувати вгору-вниз за бажанням;
    можна створювати необмежену кількість чек-листів, роблячи кілька списків у одній картці;
  • видалити картку можна, тільки відкривши її.

На практиці ви можете переконатися, що ця програма, у стилі віртуальної настінної дошки зі стікерами, дійсно дуже гнучка. Вона пропонує використовувати будь-які комбінації дошок, міток і карток. Це дозволяє нашій команді впроваджувати свої ідеї, імпровізувати й отримувати ефективну роботу на виході. За допомогою Трелло нам вдається ефективніше керувати своїм часом і відчути себе єдиною командою.

А ви користуєтеся сервісом Trello? Якщо так, то з якою метою? Які розширення використовуєте? Залишайте свої коментарі та діліться цією статтею на своїх сторінках у соціальних мережах.

 

Автор: Алёна Копанёва
Callback
Наши чаты
Задай вопрос