5 «сервисов-любимчиков» удаленщиков для малого и среднего бизнеса

Карантин ввел свои правила игры. Производственные, коммунальные предприятия, рекламные агентства — все вынуждены переводить штат на удаленную работу. Как это сделать, чтобы не снизилась продуктивность сотрудников? В каких мессенджерах лучше сделать корпоративный чат? Горит срок отправки актов выполненных работ, а ближайшее отделение «‎Новой почты» не работает?
На эти и другие вопросы читайте ответы в статье.

Эти 5 сервисов пришлись по душе удаленщикам, активно используются малым и средним бизнесом. Мы будем рады, если и вы их начнете применять не только во время карантина, но и после — в работе и для личных нужд.

Корпоративное общение в Slack

Slack — это корпоративный мессенджер, объединяющий в одном окне обсуждения по разным проектам, личным сообщениям, приватным группам и письмам с почты. Он просто интегрируется с другими часто используемыми сервисами: Google Drive, Trello, Google Docs, GitHub, Twitter и Google Hangouts.

Учтите, что мессенджер не имеет русскоязычной версии, доступен только на английском языке. Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом и тарифы Standart и Plus.

Channels (Каналы) — общие и приватные диалоги

Удобство мессенджера заключается в том, что можно создавать чаты по каждому проекту или отделу компании. Для этого нужно нажать на плюсик рядом со словом CHANNELS.

Существуют общие и приватные каналы. Все общие чаты доступны пользователю в меню слева — достаточно просто перейти в нужный. Для участия в приватном обсуждении необходимо получить доступ.

Расширенный поиск по сообщениям и файлам

В мессенджере отлично реализован поиск по файлам и сообщениям. Чтобы отыскать нужную информацию, воспользуйтесь расширенным поиском.

Предусмотрены следующие функции:

• In — поиск в личных сообщениях и каналах;
• From — поиск в сообщениях от определенного пользователя;
• Before — до нужной даты;
• After — после нужной даты;
• On — в определенный день, месяц или год;
• Has — поиск по ответам, избранному и ссылкам.

Помимо поиска, в Slack можно получать уведомления по определенным ключевым словам, создавать собственные темы оформления, быстро переключаться между личными сообщениями и диалогами с помощью комбинации клавиш (или; Ctrl + K (Windows и Linux) и ⌘ + K (Mac)), отметить важное звездочкой и создать бот.

Коллективная работа — только в Trello

Когда над проектом работают 5 и более человек и у каждого есть собственный перечень обязанностей — без Trello просто не обойтись. Cервис помогает управлять бизнес-процессами, проект-менеджер видит степень выполнения работ по задачам. Trello интуитивно понятен: постановка задач и отметки в карточках отнимают всего пару минут. Но эффект от работы в сервисе сложно переоценить, ведь вы наверняка не забудете о важном деле и не нарушите дедлайна. Наблюдать за ходом выполнения можно с мобильного телефона, что особенно удобно.

Создание и оформление досок

Они бывают публичными, приватными и командными. Каждый участник, имеющий доступ к доске, может сменить фон в соответствии со своими предпочтениями. В агентстве Textum доска отображает этапы работы: работу с клиентом, подготовку семантики и технических заданий; копирайтинг и проверку статей; размещение; согласование.

Создание и оформление карточек

Каждая карточка — отдельный проект. В ней указаны: перечень работ, сроки, ответственные, ссылки на рабочую документацию. К карточкам можно добавлять стикеры и присваивать метки.

Читайте подробнее, как использовать Trello для управления проектами: Тrello: управление проектами на 5+

Некоторые сотрудники Textum используют сервис не только для рабочих задач, но и для собственных нужд. С Trello они планируют личные задачи на день. Сервис синхронизируется с Dropbox, Google Диск, Slack, Календарем, Картой и другими приложениями.

Ментальные карты в MindMeister

Бизнес использует ментальные карты для увеличения производительности персонала, улучшая коммуникацию и стимулируя развитие инновационной культуры. MindMeister — профессиональное приложение для создания интеллект-карт.

Они используются:

• для управления совещаниями;
• работы с клиентами;
• планирования проектов;
• создания стратегий.

Это универсальный инструмент, с которым работают разные отделы компании.

Функционал МайндМейстер

Для начала работы зарегистрируйтесь или авторизуйтесь с Google-аккаунта или Facebook. Можно работать как онлайн на компьютере, так и на телефоне, предварительно установив приложение.

Плюсами сервиса являются:

• наличие готовых шаблонов для редактирования;
• возможность коллективной работы с открытием доступа к редактированию карты;
• синхронизация с приложением для управления проектами MeisterTask;
• интеграция с Dropbox, Twitter, Evernote и Google-инструментами.

В MindMeister легко меняется цвет фона, текста, загружаются картинки, добавляются эмодзи.
Вот пример создания интеллект-карты всего за пару минут:

Из минусов — платные тарифы. В бесплатном доступно всего три карты и их можно скачать только в виде текста.

Google-диск, Таблицы и Документы

Сотрудники агентства интернет-маркетинга Textum ежедневно используют Google-диск, Таблицы и Документы. Без этих инструментов уже сложно представить производственный процесс.

А теперь подробнее об этих инструментах Google:

• Диск. Его мы используем для упорядоченного хранения и редактирования всех данных по проектам. За каждым клиентом закрепляем отдельную папку. Для бесплатного использования доступно 15 Гб.
• Документы. В них мы пишем, редактируем и согласовываем статьи.
• Таблицы. Используем для планирования ежедневных задач каждого сотрудника, сбора и создания семантического ядра, расчета заработной платы.

Особое удобство использования инструментов Google заключается в том, что они позволяют работать коллективно и открывать разные уровни доступа пользователям: личный доступ на просмотр и редактирование по gmail-почте, на просмотр и на редактирование по ссылке. Есть приложения для мобильных устройств, позволяющие редактировать и хранить информацию непосредственно с гаджетов.

Электронный документооборот в «‎Вчасно»

Времена, когда акты выполненных работ и договоры нужно было распечатывать, подписывать и отправлять письмом, прошли. Сейчас все это решается в считанные минуты с использованием сервиса «‎Вчасно». Электронный документооборот можно организовать между бухгалтерами предприятия, физическими лицами-предпринимателями (ФЛП) по Украине.

Преимущества «‎Вчасно»

Cервис выбирают частные предприниматели и бухгалтеры, так как он:

1. Экономит время. Вам не нужно распечатывать документы, ехать в почтовое отделение, хранить бумаги. Все это делается онлайн, в базе сервиса сохраняются все договоры, акты выполненных работ и прочая документация.
2. Надежный. Подписи контрагентов корректные и проверяются сервисом еще на этапе регистрации. Даже если предприятие перестало пользоваться «‎Вчасно», вся документация хранится в течение указанного законодательством Украины срока.
3. Простой и удобный. Для начала работы достаточно зарегистрироваться на официальном сайте, устанавливать дополнительные программы не нужно.
4. Бесплатный для контрагентов. Ваши клиенты бесплатно обрабатывают входящие документы.

Средние и большие компании, частные предприниматели, используя сервис, существенно ускоряют бизнес-процессы.

Загрузка и отправка документов в «‎Вчасно»

Основное меню в личном кабинете находится слева.

Рассмотрим пошагово загрузку документа и отправку контрагенту:

• «‎Завантажити документ». При нажатии на эту кнопку загружаются документы в форматах: pdf, xml, png, jpg, txt, docs, dbf, zip, xlsx. Это может быть договор, счет-фактура, акт выполненных работ. Предварительно я создаю эти документы в Приват24 для бизнеса.

• Порядок подписания. Доступны следующие виды документов: двусторонние, многосторонние, внутренние, товарно-транспортная накладная. Я выбираю двусторонние. Затем следует выбрать порядок подписания: первая подпись от вашей компании, первая подпись контрагента, подпись только одной стороны. В моем случае это «‎Первая подпись от вашей компании», и далее на компьютере выбираем документ для загрузки.

• Подписать и отправить. После загрузки документ появляется в общем списке. Поставив галочку рядом с его названием, можно выбрать функцию «Подписать и отправить».

• Укажите данные контрагента. Иногда достаточно ввести «ЄДРПОУ/ІПН», почту можно подтянуть автоматически, но вам она видна не будет. При наличии всех данных введите их в соответствующие строки.

• Загрузите ключ. Далее подпишите документ с помощью электронной подписи. Я использую предварительно полученную в Приват24 для бизнеса. Для этого нужно указать путь к подписи и ввести пароль.

• Подпишите и отправьте. Это последний шаг. Подписав документ, можете его отправлять. В списке документов у него изменится статус с «Готовый для подписи и отправки» на «Ожидает подписи контрагента». Когда ваш клиент подписывает документ, статус меняется на «Подписанный всеми».

Процедура загрузки, подписания и отправки документов достаточно проста и отнимает всего несколько минут.

Функциональные возможности «‎Вчасно»

Помимо отправки документов, в личном кабинете можно открыть доступ:

• сотруднику:
• контрагенту;
• контрагенту из списка контактов вашей компании.

Возможен поиск документов по следующим параметрам: дате формирования, контрагенту, статусу, названию компании, «ЄДРПОУ/ІПН».

Подводим итоги

Как видим, большинство работ специалисты компаний могут выполнять удаленно. Для выполнения задач, повышения производительности и контроля качества используйте Trello, Google-диск, Таблицы и Документы. Для коммуникации с клиентами и сотрудниками — корпоративный мессенджер Slack и интеллект-карты, созданные в MindMeister, а облегчить ‎жизнь бухгалтерам поможет сервис «‎Вчасно».

А вы какими сервисами пользуетесь для организации и контроля удаленной работы? Делитесь своим опытом в комментариях.