5 улюблених сервісів для віддалених працівників у сфері малого та середнього бізнесу

Військовий стан в країні встановив свої правила гри. Виробничі та комунальні підприємства, рекламні агентства — всі змушені переводити персонал на дистанційну роботу. Як це зробити, щоб не знизилася продуктивність співробітників? У яких месенджерах краще створити корпоративний чат? Термін подання актів виконаних робіт наближається, а надіслати можете тільки дистанційоно тому що знаходитеся за кордоном?
Відповіді на ці та інші питання читайте у статті.

Ці 5 сервісів припали до душі тим, хто працює віддалено, і активно використовуються малим та середнім бізнесом. Ми будемо раді, якщо й ви почнете користуватися ними не лише під час війського стану, а й після нього — у період відбудови України.

Корпоративне спілкування в Slack

Slack — це корпоративний месенджер, який об’єднує в одному вікні обговорення різних проєктів, особисті повідомлення, приватні групи та листи з електронної пошти. Він легко інтегрується з іншими популярними сервісами: Google Drive, Trello, Google Docs, GitHub, Twitter та Google Hangouts.

Зверніть увагу, що месенджер не має російськомовної версії, доступний лише англійською мовою. Існує безкоштовна версія з обмеженим функціоналом, а також тарифи Standart і Plus.

Канали — загальні та приватні чати

Зручність месенджера полягає в тому, що можна створювати чати для кожного проєкту або відділу компанії. Для цього потрібно натиснути на значок «+» поруч зі словом CHANNELS.

Існують загальні та приватні канали. Усі загальні чати доступні користувачеві в меню ліворуч — достатньо просто перейти до потрібного. Для участі в приватній дискусії необхідно отримати доступ.

Розширений пошук за повідомленнями та файлами

У месенджері чудово реалізовано пошук за файлами та повідомленнями. Щоб знайти потрібну інформацію, скористайтеся розширеним пошуком.

Передбачено такі функції:

• In — пошук у приватних повідомленнях та каналах;
• From — пошук у повідомленнях від певного користувача;
• Before — до потрібної дати;
• After — після потрібної дати;
• On — у певний день, місяць або рік;
• Has — пошук за відповідями, обраним та посиланнями.

Окрім пошуку, у Slack можна отримувати сповіщення за певними ключовими словами, створювати власні теми оформлення, швидко перемикатися між особистими повідомленнями та діалогами за допомогою комбінації клавіш (або: Ctrl + K (Windows і Linux) та ⌘ + K (Mac)), позначити важливе повідомлення зірочкою та створити бота.

Колективна робота — лише в Trello

Коли над проєктом працюють 5 і більше осіб, і кожен має власний перелік обов’язків, без Trello просто не обійтися. Сервіс допомагає керувати бізнес-процесами, а проєктний менеджер бачить ступінь виконання робіт за завданнями. Trello інтуїтивно зрозумілий: постановка завдань і позначки в картках займають усього кілька хвилин. Але ефект від роботи в сервісі важко переоцінити, адже ви напевно не забудете про важливу справу і не порушите дедлайн. Стежити за ходом виконання можна з мобільного телефону, що особливо зручно.

Створення та оформлення дошок

Вони бувають публічними, приватними та командними. Кожен учасник, який має доступ до дошки, може змінити фон відповідно до своїх уподобань. В агентстві Textum дошка відображає етапи роботи: роботу з клієнтом, підготовку семантики та технічних завдань; копірайтинг і перевірку статей; розміщення; узгодження.

Створення та оформлення карток

Кожна картка — це окремий проєкт. У ній вказано: перелік робіт, терміни, відповідальні особи, посилання на робочу документацію. До карток можна додавати стікери та присвоювати теги.

Дізнайтеся більше про те, як використовувати Trello для управління проектами: Trello: управління проектами на 5+

Деякі співробітники Textum використовують сервіс не лише для робочих завдань, а й для власних потреб. За допомогою Trello вони планують особисті справи на день. Сервіс синхронізується з Dropbox, Google Диском, Slack, Календарем, Картою та іншими додатками.

Ментальні карти в MindMeister

Бізнес використовує ментальні карти для підвищення продуктивності персоналу, покращення комунікації та стимулювання розвитку інноваційної культури. MindMeister — професійний додаток для створення інтелектуальних карт.

Вони використовуються:

• для управління нарадами;
• робота з клієнтами;
• планування проєктів;
• розробки стратегій.

Це універсальний інструмент, яким користуються різні відділи компанії.

Функціонал MindMeister

Щоб розпочати роботу, зареєструйтеся або увійдіть за допомогою облікового запису Google чи Facebook. Можна працювати як онлайн на комп’ютері, так і на телефоні, попередньо встановивши додаток.

Перевагами сервісу є:

• наявність готових шаблонів для редагування;
• можливість колективної роботи з відкритим доступом до редагування карти;
• синхронізація з додатком для управління проектами MeisterTask;
• інтеграція з Dropbox, Twitter, Evernote та інструментами Google.

У MindMeister легко змінювати колір фону та тексту, завантажувати зображення та додавати емодзі.
Ось приклад створення інтелектуальної карти всього за кілька хвилин:

З мінусів — платні тарифи. У безкоштовній версії доступні лише три карти, і їх можна завантажити лише у вигляді тексту.

Google Диск, Таблиці та Документи

Співробітники агентства інтернет-маркетингу Textum щодня користуються Google Диском, Таблицями та Документами. Без цих інструментів вже важко уявити робочий процес.

А тепер детальніше про ці інструменти Google:

• Диск. Ми використовуємо його для впорядкованого зберігання та редагування всіх даних щодо проектів. Для кожного клієнта створюємо окрему папку. Для безкоштовного користування доступно 15 Гб.
• Документи. У них ми пишемо, редагуємо та узгоджуємо статті.
• Таблиці. Використовуємо для планування щоденних завдань кожного співробітника, збору та формування семантичного ядра, розрахунку заробітної плати.

Особлива зручність використання інструментів Google полягає в тому, що вони дають змогу працювати колективно та надавати користувачам різні рівні доступу: особистий доступ для перегляду та редагування через пошту Gmail, а також доступ для перегляду та редагування за посиланням. Існують додатки для мобільних пристроїв, які дають змогу редагувати та зберігати інформацію безпосередньо з гаджетів.

Електронний документообіг у «Вчасно»

Часи, коли акти виконаних робіт і договори доводилося роздруковувати, підписувати та надсилати поштою, минули. Зараз усе це вирішується за лічені хвилини за допомогою сервісу «Вчасно». Електронний документообіг можна організувати між бухгалтерами підприємства та фізичними особами-підприємцями (ФОП) по всій Україні.

Переваги «Вчасно»

Цей сервіс обирають приватні підприємці та бухгалтери, оскільки він:

1. Економить час. Вам не потрібно роздруковувати документи, їхати на пошту, зберігати папери. Все це робиться онлайн, у базі сервісу зберігаються всі договори, акти виконаних робіт та інша документація.
2. Надійний. Підписи контрагентів є правильними і перевіряються сервісом ще на етапі реєстрації. Навіть якщо підприємство припинило користуватися «Вчасно», уся документація зберігається протягом строку, визначеного законодавством України.
3. Простий і зручний. Щоб розпочати роботу, достатньо зареєструватися на офіційному сайті; встановлювати додаткові програми не потрібно.
4. Безкоштовний для контрагентів. Ваші клієнти безкоштовно обробляють вхідні документи.

Середні та великі компанії, а також приватні підприємці, користуючись цим сервісом, суттєво прискорюють бізнес-процеси.

Завантаження та надсилання документів у «Вчасно»

Головне меню в особистому кабінеті розташоване ліворуч.

Розглянемо покроковий процес завантаження документа та надсилання його контрагенту:

• «‎Завантажити документ». При натисканні на цю кнопку завантажуються документи у форматах: pdf, xml, png, jpg, txt, docs, dbf, zip, xlsx. Це може бути договір, рахунок-фактура, акт виконаних робіт. Попередньо я створюю ці документи у Приват24 для бізнесу.

• Порядок підписання. Доступні такі види документів: двосторонні, багатосторонні, внутрішні, товарно-транспортна накладна. Я обираю двосторонні. Далі слід обрати порядок підписання: перший підпис від вашої компанії, перший підпис контрагента, підпис лише однієї сторони. У моєму випадку це «Перший підпис від вашої компанії», і далі на комп’ютері обираємо документ для завантаження.

• Підписати та надіслати. Після завантаження документ з’являється у загальному списку. Поставивши галочку поруч із його назвою, можна вибрати функцію «Підписати та надіслати».

• Вкажіть дані контрагента. Іноді достатньо ввести «ЄДРПОУ/ІПН», пошту можна підтягнути автоматично, але ви її не бачитимете. Якщо всі дані є, введіть їх у відповідні рядки.

• Завантажте ключ. Далі підпишіть документ за допомогою електронного підпису. Я використовую підпис, який попередньо отримав у Приват24 для бізнесу. Для цього потрібно вказати шлях до підпису та ввести пароль.

• Підпишіть і надішліть. Це останній крок. Після підписання документа його можна надіслати. У списку документів його статус зміниться з «Готовий до підписання та надсилання» на «Очікує на підпис контрагента». Коли ваш клієнт підпише документ, статус зміниться на «Підписаний усіма».

Процедура завантаження, підписання та надсилання документів є досить простою і займає лише кілька хвилин.

Функціональні можливості «Вчасно»

Окрім надсилання документів, у особистому кабінеті можна отримати доступ до:

• співробітнику:
• контрагенту;
• контрагенту зі списку контактів вашої компанії.

Можна шукати документи за такими параметрами: датою створення, контрагентом, статусом, назвою компанії, «ЄДРПОУ/ІПН».

Підбиваємо підсумки

Як бачимо, більшість завдань фахівці компаній можуть виконувати дистанційно. Для виконання завдань, підвищення продуктивності та контролю якості використовуйте Trello, Google Диск, Таблиці та Документи. Для комунікації з клієнтами та співробітниками — корпоративний месенджер Slack та інтелект-карти, створені в MindMeister, а полегшити життя бухгалтерам допоможе сервіс «Вчасно».

А якими сервісами ви користуєтеся для організації та контролю дистанційної роботи? Діліться своїм досвідом у коментарях.