Гугл календарь – для бизнес-процессов, проектов, идей

Приветствую всех читателей блога! Недавно мы рассказывали, как используем приложение Trello для управления проектами, сегодня речь пойдет о другом помощнике – Гугл календарь. Это бесплатный инструмент от Google, который создан для организации работы и личной жизни. В Гугл календарь можно внести дни рождения, праздники и другие важные события. Но мы рассмотрим инструмент с другой стороны, а именно, как использовать его для планирования бизнес-проектов.

Статья будет полезна проект-менеджерам, владельцам компаний и просто активным людям.

В конце статьи вас ждет мой личный план работы с инструментом.

Небольшая предыстория. Я работаю проект-менеджером в ООО «Текстум Винница» уже 1,5 года, ежедневно контролирую выполнение 15-20 задач, составляю план для всех сотрудников компании. Но мое близкое знакомство с Гугл календарем произошло только в 2018 г. Поэтому в статье: 100% актуальная информация; личный опыт ведения проектов; 24 тематических скрина; ценные советы и интересные фишки.

Чем для меня является Гугл календарь? Представьте, что вы долгое время пользуетесь простым кнопочным телефон с маленьким черно-белым экраном, где наличие будильника уже является классной возможностью. И вдруг у вас появляется современный флагман с широким красочным дисплеем и морем функций. Чувствуете разницу? Так можно сравнить инструменты, которыми я пользовалась, и Google Calendar. Хотите больше информации – читайте дальше.

Гугл календарь: как зарегистрироваться и пользоваться

На этом вопросе долго останавливаться не будем, так как здесь все очень просто.

Чтобы начать пользоваться Гугл календарем, нужно выполнить 2 простых действия:

Создать аккаунт в Google или войти в уже зарегистрированный.
Открыть Google Calendar.

Гугл календарь работает онлайн и совместим со многими популярными браузерами (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge). Но для того, чтобы он начал работать, нужно подключить JavaScript и файлы cookie.

Интересно будет узнать: Google и Yandex – алгоритмы работы поисковиков (принципы, нюансы, новости 2018)

Обратите внимание: создать Гугл календарь можно только на компьютере (в мобильном приложении такая возможность отсутствует). После того, как он будет сделан на ПК, мгновенно появится в браузере и приложении.

Вот так выглядит пустой Гугл календарь на компьютере:

Далее настраиваем Google календарь под свой вкус и потребности:

устанавливаем нужный период (день, неделя, месяц, год);
показываем/скрываем отклоненные мероприятия;
показываем/скрываем выходные дни;
определяем цвет мероприятия и текста, а также интерфейс.

При желании можно отправить отзыв об инструменте и перейти в справочный центр для получения более детальной информации про него. Все настройки находятся в панели управления (расположена вверху, горизонтально).

Чем лично меня заинтересовал инструмент? Работа с календарем Google дает мне возможность раскладывать по полочкам и сдавать в срок все проекты компании, устанавливать «напоминалки», избегать неудобных моментов, когда забываешь поздравить коллегу с днем рождения. Проще говоря, для такого перфекциониста, как я, это программа является настоящей находкой.

Как именно я использую инструмент в работе, описано ниже.

Как создать бизнес-проект в Гугл календаре?

Используя Google Calendar можно сделать для каждого проекта отдельный календарь. Для этого нужно создать его и настроить.

Создаем новый календарь

Вот как это делается:
1. Заходим в настройки.

2. Далее в «Добавить» и затем – «Создать».

3. Затем заполняем поле название и описание (при необходимости), выбираем часовой пояс и кликаем «Создать».

4. После этого новый календарь появляется в разделе «Мои календари». Теперь можно установить для него более детальные настройки, задать цвет, открыть доступ.

5. Переходим к настройкам. Google Calendar может быть виден только вам или открыт для других пользователей. При этом есть возможность открыть общий доступ, включить доступ по ссылке или открыть только для конкретных лиц (добавив e-mail пользователя).

6. Следующий шаг – настройка уведомлений. Устанавливаем время, когда нужно получить оповещение: в этот же день, за 1,2 недели и т.д. Оповещения могут приходить на почту или на рабочий стол (рассылку SMS-оповещений Google прекратил 27.06.2015 г.).

7. Советую также установить уведомления для всех изменений, касающихся проекта. Так вы будете в курсе, если кто-то изменит или отменит мероприятие. Отличная опция – «Повестка дня». Для тех, кто ее активирует, каждый день в 05.00 утра будет приходить на почту список задач на весь день.

Если проект выполнен или отменен – скрываем из списка как на рис. 1 (есть возможность открыть при необходимости) или удаляем как на рис. 2 (без права на восстановление).

Рисунок 1

Рисунок 2

Добавляем задачи в новый Гугл календарь

Google Calendar для бизнес-проекта создан. Что дальше? Составляем план по его реализации. Например, в данном проекте стоит задача написать, утвердить и разместить на сайте 28 статей. Срок выполнения – 5 рабочих дней. Мне нужно равномерно распределить мероприятия, чтобы избежать перегруженности сотрудников и сдать работу в срок.

Для этого я добавлю задачи на каждый день. Проще всего это сделать, установив календарик на день.

Что в итоге? Каждый день в определенное время мне будет приходить уведомление о том, что нужно сделать. Все задачи равномерно распределены по рабочим дням. Я не упущу ни единого задания и сдам проект вовремя.

Вот как это выглядит в календаре на месяц:

При необходимости можно изменить все настройки задачи, для этого нужно просто кликнуть по ней и нажать на карандаш.

Кроме этого, к каждой задаче можно написать комментарий, прикрепить ссылку или документ. Например, чтобы написать статью копирайтеру нужно: ТЗ (прикрепляю файлом) и папка, куда сдавать работу (добавляю ссылку). Есть возможность настроить доступ, т.е. задачи к проекту могут быть как для всех, так и лично для вас.

Важный совет. Чтобы найти все мероприятия, которые выполнялись по определенному бизнес-проекту, достаточно в строке поиска ввести хэштег + название проекта (например, #Проект №1).

Статья в тему: «Как правильно оформить ссылку в статье?»

2 варианта ведения проектов в Гугл календаре

Есть 2 самых простых и удобных способа контролировать реализацию бизнес-проектов через данный инструмент:

Заносим проект. Этот способ показан выше. То есть получаем задачу, распределяем по дням, добавляем описание, устанавливаем уведомления и т.д. Один проект – один календарь.
План для сотрудников. Можно создать Гугл календарь для каждого работника отдельно и прописывать ему задачи на день, неделю, месяц. Это, на мой взгляд, более удобный вариант именно для исполнителей. Так как им не нужно искать себя в проектах, а достаточно просто открыть свой календарик. При этом можно указать сроки выполнения каждой задачи, установив напоминание в Гугл календаре сотрудника

Оба способа имеют «право на жизнь». Но первый более удобный для проект-менеджера, а второй – для сотрудников. Идеальным вариантом является вести календари и по проектам, и по сотрудникам. Тогда вся картинка будет как на ладони.

Дополнительные возможности Google календаря

Данный инструмент просто кладезь удобных и полезных функций, например:

Экспорт/импорт. Перейдя в настройки и нажав «Импорт и экспорт» можно добавить другие календари или скачать на компьютер ваши.
Печать. В Google календаре есть возможность распечатать мероприятия за день, неделю, месяц, год и расписание на день. Для этого нажимаем настройки и распечатать.

Цветовая разметка. В своем рабочем Google Calendar я также сделала календарь с днями рождениями коллег и поставила напоминание за неделю, чтобы мы успели выбрать подарок и придумать поздравление. Есть также другие календари, касающиеся развития компании, оптимизации работы, обучения и т.д. Каждый имеет значок определенного цвета. Например, проекты – красным, дни рождения – синим, план по развитию – зеленым, обучение – фиолетовым. Использование цветных маркеров помогает за 1 секунду понять, что «день грядущий нам готовит».

Составление расписания. Относительно новая фишка, которая показывает все задачи на несколько дней в формате расписания. Можно смотреть отдельно каждый или все календари вместе.

Интересные Гугл календари. Здесь есть уже встроенные календари, для активации которых достаточно поставить одну галочку в настройках. Google предлагает 3 темы: праздники, спорт, фазы луны. Запускайте и будьте в курсе интересующих вас событий.
Интеграция календаря. В настройках есть коды, благодаря которым можно: встроить календарь на веб-страницу, открыть доступ из других приложений и т.д.
Синхронизация Gmail c Гугл календарем. Данная услуга работает только для сгенерированных писем от всевозможных организаций. В письме должна содержаться информация о: бронировании (авиабилетов, номера в гостинице); резервировании (например, столика в ресторане); билетах (в кино и театр, на концерт). Чтобы активировать эту функцию нужно перейти в настройки и поставить галочку возле «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail в мой календарь».
Синхронизация Google календаря с устройствами на Андроид и iOS. Крутой подарок от Google, который скачивается в Google Play. В приложении все события, занесенные в Гугл календарь на компьютере, сразу отображаются на экране устройства, т.е. полная синхронизация. Причем, если вы не выполнили задание (не привязанное к дате), оно автоматически переносится на следующий день и так до закрытия. И самая главная фишка – появился голосовой поиск. Например, я говорю: «ОК, Google, напомни завтра посчитать зарплату». Задание сразу появляется на экране, жму галочку и оно уже в календаре. Такое приложение всегда доступно и под рукой, что не скажешь про компьютер и ноутбук.

Последнее, что стоит отметить – горячие клавиши. Работать с Гугл календарем можно, используя только клавиши на клавиатуре. Это значительно упрощает и ускоряет весь процесс. Говорю из личного опыта, так как использую данную возможность по максимуму. Узнать о горячих клавишах можно в настройках, в соответствующем разделе.

Стоит также изучить: «5 лучших сервисов для работы копирайтера с текстом»

Вывод. Google календарь – удобное, простое, бесплатное планирование бизнес-процессов и личных мероприятий; напоминание о событиях в установленный день и время (на рабочий стол или по email); возможность экспорта/импорта и печати; синхронизация с Gmail и устройствами на Android/iOS.

Личный план работы с Гугл календарем

Напоследок, хочу поделиться общим планом, как именно я использую данный инструмент:

Заношу проект: пишу описание, выбираю цвет, ставлю сроки выполнения.
Распределяю задачи по дням (если крупный заказ и требует много времени).
Каждый день в конце рабочего дня прописываю задачи для каждого сотрудника.
В течение дня слежу за выполнением, по необходимости вношу коррективы.

В Google Calendar я также вношу идеи, касающиеся развития компании, личностного и профессионального роста. Делаю это сразу, чтобы не потерять мысль (после рабочего дня использую мобильное приложение).

Как видите, Гугл календарь – отличный планировщик, благодаря которому управлять проектами просто, быстро и приятно. А как вы организовываете бизнес-процессы? Буду благодарна всем, кто поделится опытом, даст дельный совет или дополнит данный материал. Спасибо за внимание)