Агентство интернет-маркетинга

clock icon Время чтения 7 мин. | 3.18.2020

Коронавирус и карантин: как бизнесу организовать удаленную работу и какую выбрать CRM-систему

Известный «оранжевый» бренд
выдал в Италии премиум-подписку
на время эпидемии коронавируса.
Nvidia подарил всем китайцам
подписку на сервис GeforceNow!
Сотрудников массово переводят на удаленную работу.
В мире дефицит марлевых повязок!
ПАНИКА!!! ПАНИКА!!!

Спокойствие, и только спокойствие! На связи Textum, и сегодня мы поговорим о наболевшем — набившем всем оскомину коронавирусе. Надо же как-то на волне популярности повышать посещаемость.

А если серьезно, то предупреждения ВОЗ и карантинные меры во многих городах Украины диктуют свои условия жизнедеятельности. Вот и офис Textum переведен на удаленную работу. Но мы используем CRM-системы, поэтому никаких трудностей не испытали. Собственно, об этом сегодня и хочется сделать материал, поделиться опытом: как не потерять бизнес из-за эпидемии коронавируса, и чем здесь может помочь CRM.

Ну что, погнали!

Что делать. Переход на удаленный офис

Перестать паниковать! И заняться подготовкой. Для перехода на удаленную работу понадобится:

  • перенос текущей документации на облако;
  • планировщик задач онлайн;
  • общий для компании мессенджер;
  • сервисы удаленного доступа к ПК;
  • CRM-системы.

На первых порах все эти задачи полностью выполнит Google: документы, календарь и облачное хранилище. Этого хватит, чтобы быстро организовать удаленную работу сотрудников.

Рекомендуем ознакомиться: Google календарь для бизнеса — как использовать

Если вы хотите остаться с удаленными CRM надолго, а не только на 3 недели карантина, тут пригодятся уже полноценные CRM-системы.

В чем их преимущества:

  • Облегчение бухгалтерии. В CRM можно настраивать автоматический расчет зарплаты.
  • Контроль за времяпрепровождением сотрудников.
  • Мониторинг времени, проведенного над задачей. Иногда от него зависит заработная плата исполнителей.
  • Планирование и обсуждение задач. Входит в полноценную систему.
  • Возможность автоматизировать сбыт продукции. Требует минимальной затраты человеческих ресурсов.

Это базовый минимум, который предлагают СRМ-системы.

Рекомендуем ознакомиться: Что такое чат-бот и почему он нужен любому бизнесу?

CRM-системы

Давайте глубже копнем в возможности CRM (Customer Relationship Management). Это комплекс программ, помогающих в бизнесе, автоматизируя рабочие процессы. Он облегчает коммуникацию между продавцом услуг или товаров и потенциальным покупателем.

К примеру, поможет выстроить автоматическую воронку продаж или упростить интеграцию всех действий по продаже. Как?

Все просто. CRM позволяют:

  • Автоматизировать весь маркетинговый процесс. Контролировать расходы на трафик, смотреть процент взаимодействия, вовлеченности, переход к целевым действиям.
  • Провести анализ эффективности текущей системы продаж. К примеру, вы запустили две разные стратегии продвижения. Как оценить, которая из них выгодней? Естественно, по количеству целевых действий от клиента. Конечно, если у вас небольшой бизнес, то сделать это можно и вручную. А если бизнес большой, и у вас сотни, а то и тысячи клиентов, то здесь без CRM не обойтись.
  • Контролировать рабочие процессы. Эта функция в CRM-системах является побочной, но отлично помогает скоординировать работу большой команды. Здесь есть как учет рабочего времени, потраченного на задачу, так и довольно специфические функции в виде доступа к экрану компьютера конкретного работника. Снижайте уровень прокрастинации, увеличивая работоспособность сотрудников.
  • Шаблонизировать стандартные процессы. К примеру, составление коммерческого предложения для клиента. Что нужно обычно? Привлечь маркетолога, пообщаться с клиентом, посмотреть на его текущие боли, провести через воронку, и только потом составлять коммерческое предложение. CRM берет на себя все эти задачи.

А еще за счет метрики можно проанализировать собственные ошибки, сделать выводы и минимизировать потери. Не стоит забывать и об интеграции современных CRM с системами бухгалтерского учета — той же 1С.

Да это и просто удобно, когда вместо десятков документов, наличии сложной координации всеми процессами можно управлять из одного окна.

Зачем именно вам нужен CRM

В условиях эпидемии коронавируса задачи, которые вы привыкли решать на летучке со штатом сотрудников, нужно максимально автоматизировать.

Кроме этого, важно сократить время на заключение сделки. Увеличить эффективность за счет оптимизации бизнес-процессов.

Типовой бизнес-процесс предполагает:

  • постановку задачи;
  • ведение маркетинговой стратегии;
  • общение с клиентом;
  • обработку заявки;
  • составление уникального коммерческого предложения;
  • выставление счетов;
  • подготовку документации.

На словах все просто. Но подумайте, сколько времени занимают эти процессы. А скольких штатных сотрудников приходится подключать.

А теперь давайте представим, что маркетинговую стратегию можно корректировать через перенаправление трафика рекламной кампании в несколько кликов. Обрабатывать заявки клиента и передавать их менеджеру почти моментально.

Коммерческое предложение формируется на базе метрики и аналитики. К примеру, какие страницы посетитель смотрел перед тем, как сделать целевое действие и стать лидом.

О счетах и подготовке документации по шаблону даже упоминать бессмысленно — и так все очевидно.

Как выбрать и подключить

Для начала определите список своих бизнес-задач. Посмотрите, на что уходит больше всего времени, на каком участке или этапе возникают трудности, есть ли в штате специалист, который поможет развернуть систему и наладить ее функционирование.

Как только вы поймете, какие слабые места есть в вашей схеме, — переходите к подбору подходящей CRM.

Хорошая система должна:

  • Полностью закрывать слабые места бизнес-схемы.
  • Легко интегрироваться в вашу бизнес-модель. Если вы используете комплекс стороннего ПО, уточните у компании-разработчика, есть ли возможность интегрировать ПО в CRM.
  • Включать поддержку со стороны разработчика. Сколько бы программистов вы не держали в штате, хорошо, когда проблему можно решить с помощью производителя.
  • Обеспечивать доступ к функционалу с любого устройства.

Большая часть современных CRM предлагает пользователям демонстрационный период, во время которого можно самостоятельно изучить все тонкости.

Обычно системы автоматизации взаимодействия с клиентами развертываются в облаке, т. е. услуга поддержки сервиса уже включена, есть облачное хранилище и другие важные для работы аспекты.

Развертка CRM в облаке решает значительную часть проблем. К примеру, не нужно держать собственный сервер, легко получить доступ со смарт-устройства, особенно когда возможности добраться до офиса нет.

Предупреждаем сразу: внедрить CRM в уже существующий бизнес без стороннего специалиста невозможно.

Но эту услугу с радостью предоставят производители софта. Некоторые разработчики делают это бесплатно, т. к. рассчитывают получить прибыль с вашей подписки за использование CRM.

Рассмотрим несколько программных комплексов, которые могут помочь вашему бизнесу уже сейчас.

Bitrix24

Bitrix24 — сервис для больших компаний от 1С. Фактически это переносной офис, который всегда можно носить с собой.

 Скриншот работы программы Bitrix24

Программа умеет:

  • Ставить задачи и вести обсуждение проектов.
  • Контролировать сотрудников, вести учет их деятельности.
  • Формировать всю бухгалтерию в одном окне. Для этого подключается модуль «1С-бухгалтерия».
  • Создавать сайты, вносить правки-комментарии.
  • Управлять работой интернет-магазина.
  • Организовывать график работы сотрудников через внутреннюю социальную сеть.
  • Работать с планшета в полном функционале.
  • Генерировать документацию по шаблонам.
  • Организовывать конференции по видеосвязи.

Кроме того, не забываем, что для «Битрикс» написано много дополнительных модулей, решающих специфические задачи. При желании, можно найти и подключить подходящий именно для вашего бизнеса.

Служба поддержки Bitrix позволяет решать практически любые проблемы. Они берут на себя всю развертку CRM и перенос ваших бизнес-процессов на платформу, так что на первых порах переживать о возможной просадке бизнеса не приходится.

А еще, Bitrix написан на PHP. Поэтому при наличии в штате «пряморукого» программиста или системного администратора, можно дописать модуль под задачи вашего бизнеса. В общем, deus ex machine в ситуации с коронавирусом.

В конце хочется добавить, что Bitrix — сложная система, требующая умелых рук. Это не решение из коробки. Мало купить лицензию: нужно еще и настроить программу. В остальном это самое крупное автоматизированное решение для бизнеса среди существующих.

ПланФикс

Логотип PlanFix

На первый взгляд, ПланФикс больше похож на планировщик задач, чем на полноценную CRM. И поэтому его часто недооценивают.

Сразу к преимуществам: ПланФикс не нужно развертывать. Его запуск осуществляется через регистрацию аккаунта на платформе. После чего все бизнес-процессы становятся доступны непосредственно через веб-интерфейс на сайте компании.

Построить собственный интернет-магазин программа не позволит, но в нее с легкостью можно включить инструменты маркетингового анализа. Это позволит облегчить контроль и улучшение работы воронки продаж.

ПланФикс распространяется по подписке на модули. С подключением модулей программа становится настоящим спасителем для бизнеса.

Модули расширения позволяют:

  • проводить учет рабочего времени сотрудников;
  • вести всю бухгалтерскую отчетность;
  • готовить документы по заранее загруженным шаблонам;
  • управлять сделками в автоматическом режиме. Есть интернет магазин? Прекрасно: интегрируйте ПланФикс и в десятки раз снизьте нагрузку на менеджеров.

Из приятного: в штате ПланФикс есть специалисты, отвечающие за внедрение CRM в уже существующий бизнес. По их заверениям, они способны интегрировать систему в течение 3–4 рабочих дней, а главное — научить пользоваться системой и решать критические вопросы, неизменно возникающие на первых порах.

Ну, и конечно — бесплатный тариф для небольших компаний и возможность настроить CRM без привлечения программиста. Все предельно понятно и интуитивно.

У каждого есть любимчики: Neaktor

Neaktor — лучшая crm-система, с которой лично я столкнулся еще до прихода в Textum. Подкупила она меня в свое время функцией «Сценарии».

Если коротко, то сценарии — это программируемые задачи, которые автоматически перемещаются перед сотрудниками. Соответственно, их даже контролировать не нужно. Просто представьте, что вам нужно, к примеру, сделать лендинг.

Рекомендуем ознакомиться: Структура правильной Landing Page и виды функциональных блоков

Выполнения какого количества задач требует такой простой проект как лендинг:

  1. Пообщаться с клиентом.
  2. Получить ТЗ.
  3. Переправить ТЗ маркетологу.
  4. Составить прототип.
  5. Передать прототип автору.
  6. От автора передать прототип с текстом веб-дизайнеру.
  7. Сформированный лендинг показать клиенту.
  8. Утвердить правки.
  9. После правок отдать проект верстальщику.

Эти задачи, конечно, рассматриваются в качестве «сферического варианта в вакууме». По личному опыту скажу, что за каждой задачей нужен глаз да глаз. А теперь представьте, что вы поставили задачи, и они автоматически делегируются от сотрудника к сотруднику.

Сценарии в Neaktor

Сначала ТЗ приходит на почту маркетологу. И как только он завершит свои задачи — автоматически переходит к исполнению следующим сотрудником. И так до готовности.

Если охарактеризовать Neaktor парой слов, то это — «Битрикс» вашей мечты. Не нужно владеть навыками программирования, чтобы настроить функционал. Ничего не ломается, все работает как нужно.

А сценарии позволяют координировать широкий пул разработок, особенно если вы раньше настроили шаблоны задач. Управляйте бизнесом в пару кликов.

А еще он дешевый. Без шуток: 100 грн. (320 руб.) в месяц. Самый дорогой тарифный план — 200 грн (560 руб.).

Что делать производственникам?

А вот производственному бизнесу с удаленной работой несколько сложнее. Полностью остановить завод/фабрику/линию нельзя, т. к. это вредит оборудованию. Но карантин накладывает свою специфику.

В этом случае подойдет любой сервис контроля за удаленным рабочим столом. Зачем нужны эти сервисы и как их подключить?

Они позволяют удаленно — при помощи специального идентификатора — получить полный доступ к компьютеру сотрудника. Устанавливаются такие идентификаторы просто. Нужно поставить по одной копии компьютерной программы на каждом устройстве, к которому необходим доступ.

После этого выписываются коды доступа и сохраняются на основном устройстве. В дальнейшем, когда вам понадобится получить доступ к компьютеру, — просто запустите программу и введите код доступа. Теперь вы можете управлять оставленным в офисе или на заводе компьютером из дома или, находясь в дороге, — со смартфона.

Подойдут системы TeamViewer, Ammyy Admin и Radmin. Выбирайте ту, что по душе. Главное, помните, что управляемый компьютер должен быть все время включен в сеть. Если это невозможно — постарайтесь настроить через BIOS время подключения, но знайте, что такие манипуляции могут привести к преждевременному выходу CMOS на старых машинах.

Важно: при использовании систем удаленного управления особое внимание уделяйте безопасности. Проконсультируйтесь с системным администратором по поводу дыр в сетевом коде, т. к. каждая из программ, представленных в списке, имеет свои точки уязвимости. Для их закрытия нужно ограничивать неиспользуемые протоколы и порты.

TeamViewer

TeamViewer — программа, позволяющая объединить два в одном, мессенджеры и доступ к удаленному ПК. Это защищенная альтернатива мессенджерам, т. к. позволяет общаться по закрытым каналам, не используя мобильную связь.

Но для нас важна возможность подключения к удаленному рабочему столу пользователя. Здесь есть несколько нюансов.

Для начала нужно заранее подготовить пароль и SSID для бесперебойного доступа к удаленному компьютеру. И следить за тем, чтобы он все время был включен. Если питание на CMOS и Bios подается по расписанию, добавьте TeamViewer в автозапуск.

Подключение к удаленному компьютеру через TeamViewer

Программа работает небыстро, но дает полный контроль за подключенным к системе компьютером. Из интересных моментов — есть версия Teamviewer для мобильных устройств, но тут, признаюсь, управлять ПК через экран смартфона — не самое приятное занятие.

TeamViewer хорош, когда нужно быстро развернуть систему и покинуть офис/производство. Программа устанавливается за 10–15 минут. Плюс, еще столько же нужно потратить на настройку.

Преимущества: быстро разворачивается. Работает на MacOS, IOS, Android и Linux-системах.

Минусы: низкая скорость работы.

Ammyy Admin

Ammyy Admin — еще один софт для удаленного управления ПК онлайн. Интерфейс и возможности сходны с TeamViewer. Работает быстро, есть портативная версия. Системные администраторы отдают предпочтение Ammyy Admin благодаря более высокому уровню безопасности по сравнению с Radmin и TeamViewer. Если разобрались с последними, значит и с Ammyy Admin вопросов возникнуть не должно.

Все стандартно: SSID, пароль и доступ.

Radmin

Remote Administrator — старейший софт, не утративший своей актуальности. Он позволяет получать доступ к любому устройству, настроить целую сеть и внутреннюю инфраструктуру для удаленного управления производством.

Плюсы: гибко настраиваемые возможности управления. Безграничный контроль за машинами и дистанционной работой сотрудников.

Недостатки: у каждого компьютера, подключенного к системе Remote Administrator, должен быть статичный IP.

Radmin для удаленного контроля за ПК

Radmin поддерживает системы голосового чата и общие конференции для всех подключенных к системе компьютеров.

Общий чат сервера Radmin

Radmin легко устанавливается, и прост в освоении. Но это все-таки не CRM, а способ работать с недоступными компьютерами удаленно.

Кто уже перешел

Слаженная работа — это хорошо. А подкрепленная примерами — еще лучше. Чтобы разобраться, насколько эффективно работает удаленная система управления, мы собрали несколько кейсов от крупнейших предприятий, уже перешедших на удаленную работу.

Textum

логотип Textum

Лучший пример — тот, который подаешь сам. Агентство Textum — почти с самого основания работает на частично удаленной системе.

Поскольку мы занимаемся контент-маркетингом, то набор инструментов у нас минимальный:

  1. Google-таблицы. Решают большую часть задач. Ежедневный план работы для сотрудников. Зарплатные ведомости. Контакты авторов, редакторов.
  2. Облачные сервисы и хранилища. Облегчают вопросы редактуры и управления контентом.
  3. Мессенджер. В нашем случае, это Telegram и Viber.

Гугл-таблицы заменяют и Trello, и план-факт. Каждый видит свои задачи, может оперативно вносить изменения по факту их выполнения.

Рекомендуем ознакомиться: Трелло: плюшки, фишки и возможности

Что касается Google-диск, то здесь все еще проще. Фактически, это наш гитхаб, только не для кода, а для текста. Автор заливает текст, редактор правит, заказчик комментирует. Оперативность редактуры в разы выше, чем при аналогичной переброске .Doc-файлов.

Мессенджеры, позволяют коммуницировать и делегировать задачи. Всегда можно поставить задачу на обсуждение в общий чат, оперативно связаться с редактором, клиентом, заказчиком.

В офисе до карантина мы собирались 2–3 раза в неделю для обсуждения действительно сложных задач и перед утверждением крупных проектов. В остальное время сотрудники работали удаленно.

Главное правило — быть на связи с 9:00 до 17:00.

Что изменилось с переходом на «частично удаленную» схему работы:

  1. Сотрудники стали лучше высыпаться. Продуктивность повысилась в разы.
  2. Инициативные авторы, вместо того чтобы задерживаться в офисе, тратят освободившиеся силы на развитие компании. К примеру, пишут статьи в наш блог.
  3. Появилась возможность объединять авторов со всех уголков мира. Благодаря чему мы смогли найти лучших авторов для решения клиентских задач.
  4. Упростилась система бухгалтерии.

В целом стало лучше, а т. к. работа по этой схеме была налажена еще до объявления карантина, то он не сильно повлиял на работу агентства.

Monobank

«Монобанк» славился мобильностью еще до карантина. Банк без банкомата, карты — по почте. Напоминает похожую систему одного «российского конкурента».

Маскот монобанка

Конечно, у «Монобанка», как и у любой другой Украинской компании есть офисы, в которых находились разработчики мобильного приложения и управляющие.

С приходом карантина Monobank перевел своих сотрудников на удаленку.

Что им пригодилось:

  1. Github — облачная система для работы над приложением. Разработчики даже не заметили изменений.
  2. Zoom — для проведения конференций и утренних «планерок».
  3. Приложение Monobank. Через него и так проходила большая часть корреспонденции.
  4. IP-телефония для связи операторов колл-центра с клиентами.

Просто и со вкусом. Из минусов — только отсутствие тимбилдинг-выездов, но все-таки карантин на дворе.

Admixer

Еще одна компания, перешедшая в «домашний режим». Они не раскрывают тонкостей того, какими CRM пользуются для решения задач, но что мы знаем наверняка, так это то, что они воспользовались сложившейся ситуацией по максимуму.

Ведь чем больше людей в карантине — тем больше людей в Интернете. Это ли не повод задуматься о наращивании клиентской базы и расширении своих сервисов.

Их пример показывает, что карантин не только мешает, но иногда и помогает бизнесу. Возьмите на заметку, и подумайте, как можно увеличить эффективность продаж с закрытием retail-точек, как вернуть своих клиентов, не имея ни единого магазина.

Readdle

Логотип Readdle

А вот Readdle не особо переживали по поводу карантина, ведь у них все организовано для перехода сотрудников из офисного в домашний режим. Более того, они составили неплохой гайд для удаленных сотрудников.

Если вкратце, то они рекомендуют:

  1. Регламентировать время работы.
  2. Пользоваться Slack.
  3. Рабочие проекты переносить в GitLab.
  4. Для коммуникации в команде использовать Zoom.

А еще они агитируют всех переходить на календари от Readdle — современный мобильный планировщик задач.

Рекомендуем ознакомиться: О чем рассказал Денис Кондак на Ukrainian Digital Conference?

Пара советов

Еще парочка советов тем, кто переводит свой офис в удаленный режим.

Пара советов от бывалого фрилансера, которые позволят избежать типовых ошибок:

  1. Не меняйте расписания. Как бы ни жаловались сотрудники и не рассказывали о том, что при работе из дома они хотят еще поспать. Если сотрудники должны были появляться в офисе к 9.00, то и в общем чате пускай отмечаются к 9.00.
  2. Проводите голосовые планерки.
  3. Переводите чат на частичные уведомления, т. к. общее обсуждение задачи в чате может съесть все ресурсы.
  4. Делегируйте задачи. Порой человек, отвечающий за коммуникацию в офисе, может просто не справляться с задачами из дома. Дети, собаки, магазины. Старайтесь разгрузить каждого сотрудника по максимуму, и задействовать большее количество людей из команды.

И помните: сколько бы CRM вы ни поставили — работать с ними будут люди.

Вместо итогов

Вместо итогов о CRM, хочется еще раз напомнить несколько простых истин. Коронавирус — это респираторный вирус. Вакцины от него пока не существует, но это не значит, что болезнь неизлечима.

А вот о марлевых и защитных повязках забудьте, и не думайте рекомендовать их сотрудникам, они нужны не для того, чтобы уберечь вас, а чтобы, если вы уже заразились, не распространяли заболевание.

Вам поможет спирт (но не внутрь, а наружу, в виде антисептика), домашний режим и CRM, чтобы работа не простаивала. Будьте бдительны, но не поддавайтесь панике, прежде всего используйте голову, а с остальным помогут CRM.

Автор статьи

Ленивый, непродуктивный графоман — сам предпочитает называть себя «коммерческий автор».

Показать категории