Агентство интернет-маркетинга

clock icon Время чтения 7 мин. | 7.7.2020

Таск менеджер — профильный инструмент современного руководителя

«Пытаться управлять проектами без проектного управления — это как пытаться играть в футбол без плана игры» — Karen Tate, президент и основатель The Griffin Tate Group

Ежедневно работая над множеством проектов, сотрудникам компаний приходится выполнять немалый объем работ. Особенно это относится к руководящим должностям, когда реализация стратегий, бизнес-планов, организация работы, постановка заданий и т. п. отнимают много сил и ограничивают во времени.

Чтобы не упустить важные моменты в профессиональной деятельности, всегда находиться в курсе рабочих событий, делегировать задачи подчиненным и при этом эффективно и вовремя выполнять свою работу, воспользуйтесь помощью таск менеджера. Что это за фрукт и с чем его едят, рассказываем далее.

Таск менеджер — когда работа под контролем!

Таск-менеджер — инструмент для управления проектами. Это специальные программы, которые не требуют зарплаты и функционируют в автоматическом режиме, упрощая тем самым рабочий процесс в коллективе.

Имея на рабочем столе такой диспетчер задач, можно уменьшить временные затраты на постановку ежедневных целей, совещания, обсуждения, при этом повысив эффективность и слаженность работы всей команды.

Читайте подробнее: Как наладить взаимодействие руководителя и персонала: 5 ошибок начинающего босса

Вопросы, которые поможет решить профильная утилита — таск менеджер:

  • Постановка задач. Выдавая сотрудникам регулярно новые задания, нужно не забывать и о выполнении старых. С помощью функциональных возможностей программ координировать эти процессы будет намного удобнее. Вы не забудете о том, какое задание было поручено сотруднику и что конкретно он должен был сделать. Вся информация будет отображена в программе как для вас, так и для работника.
  • Сроки выполнения. Возможность устанавливать в таск менеджере контрольный и окончательный сроки исполнения поручений. По истечении времени сотрудник может получить уведомление или предупреждение о невыполнении заданий. С программой таск менеджер коллектив будет выполнять поручения в сроки. С таск менеджером можно автоматически контролировать время вхождения сотрудника в систему, перерывы, отсутствие на рабочем месте и окончание рабочего процесса.

Узнайте также: Google календарь для бизнеса: как использовать

  • Контроль выполнения задач. Можно проверять объем выполненных заданий всего в пару кликов, а по результатам делать соответствующую корректировку и выплачивать з/п. Также создавать и анализировать отчеты с учетом рабочего времени и определением потраченных ресурсов. Таким образом руководитель всегда будет в курсе, кто из сотрудников продуктивно выполняет свою работу на протяжении всего дня, а кто филонит.
  • Внутренняя переписка. Предоставляется возможность вести переписку с исполнителями и клиентами онлайн, без организации утренних совещаний или срочных собраний.

Решение подобных моментов с таск менеджером автоматически позволяет организовать весь рабочий процесс руководителя, тем самым снизить нагрузку и повысить эффективность работы коллектива в целом.

Как должен выглядеть идеальный таск менеджер

Таск менеджер должен быть автоматизированным, удобным, простым и интуитивно понятным. При больших объемах работы никто не захочет копаться в интерфейсе и искать нужную ему функцию. Освоение функционала должно проходить без применения специальных навыков и длительного обучения.

Программа должна поддерживать создание, редактирование и передачу задач персоналу, фиксировать каждое действие и временные затраты на выполнение работы. Автоматическая оценка стоимости проекта и зарплаты сотрудникам с учетом потраченного времени — «жирный» плюс возможностей таск менеджера.

Практически все профильные таск менеджеры для работы онлайн платные. Но для оценки функционирования утилиты клиентам предлагается бесплатный тестовый период, по завершении которого можно проанализировать, соответствует ли цена программы эффективности выполнения ею поставленных задач. В любом случае стоимость не должна быть заоблачной.

Желательно, чтобы таск менеджер имел контакты техподдержки. Тогда при возможных сбоях можно сэкономить время на решение проблемы. Кроме того, техподдержка понадобится при необходимости интегрировать стороннее приложение.

И напоследок: наличие мобильной версии таск менеджера упростит возможность общения, переписки, постановки задач без привязки к ПК.

Полезно узнать: 5 «сервисов-любимчиков» удаленщиков для малого и среднего бизнеса

Обзор таск менеджеров для эффективной работы компании

Yaware.Timetracker

Автоматическая система для оптимизации рабочего времени сотрудников и повышения эффективности выполнения задач.

С помощью данной утилиты руководитель может:

  • Контролировать соблюдение рабочего графика сотрудником (опоздания, преждевременное окончание рабочего дня, время вне рабочего графика). Все это можно посмотреть в разделе «Отчеты» в табеле рабочего времени, где собирается информация о времени работы персонала.

Отчеты продуктивности работы сотрудников в Yaware.Timetracker

  • Оценивать и распределять нагрузку каждого из сотрудников.
  • Рассчитывать заработную плату с почасовой оплатой труда.
  • Выявить наиболее эффективного сотрудника и нарушителей, которые зарабатывают больше, но пользы приносят меньше.
  • Вести учет времени совещаний и перерывов.

С помощью системы можно контролировать не только офисных сотрудников, но и удаленных работников или фрилансеров. Для специалистов компании это хороший шанс повысить свою работоспособность.

Сотрудник имеет доступ к личной статистике. Он может видеть количество времени, потраченного на выполнение того или иного задания, а также проанализировать временной период, когда наблюдается наибольшая продуктивность его работы.

Отчеты по работе сотрудников будут приходить руководителю на электронную почту. Просмотр и анализ статистики возможен на телефоне и планшете с поддержкой iOS или Android.

Стоимость таск менеджера: $80 в месяц. Тестовый период 2 недели.

Работает таск менеджер на Linux, Windows, MacOS и сервер-терминале. Все обновления происходят автоматически, есть бесплатная поддержка.

Языки интерфейса: английский, украинский и русский.

Worksection

Сервис для систематизации информации по проектам. Предоставляет возможность планировать рабочие процессы, контролировать нагрузку сотрудников и просчитывать время, затраченное ими на выполнение плана. Таск менеджер рассчитан на работу большой команды, но подойдет также коллективу из 10 человек.

Контроль проектов в сервисе Worksection

Сотрудник может участвовать в нескольких проектах, которые будут ему видны при входе в программу. Каждый проект состоит из задач, которые делятся на подзадачи: содержат сроки, статусы, приоритет выполнения, метки, файлы и ленту обсуждений.

Особенности:

  • таск менеджер напоминает о горящих задачах руководителю и исполнителю;
  • доставка заданий осуществляется на e-mail сотрудникам;
  • к планам прикрепляется групповой чат для ведения обсуждений в процессе работы;
  • можно устанавливать время на выполнение задачи (вводится вручную или засекается таймером) и з/п сотрудников (рассчитывать с помощью часовых ставок);
  • наличие диаграммы Ганта для планирования задач, составления графика работ, контроля текущего состояния дел.

В разделе отчеты (формируются автоматически) можно просмотреть:

  • количество запланированных и закрытых задач;
  • не выполненные по срокам проекты;
  • количество потраченных ресурсов (времени, денег).

Стоимость таск менеджера: тарифный план от $29 до $199 в месяц. Тестовый период 2 недели.

Наличие службы поддержки.

Языки интерфейса: английский, русский, украинский.

Flowlu

Корпоративная онлайн-система для комплексного управления проектами, планами, финансами и отношениями с клиентами (CRM). Настраивается под индивидуальные потребности разных компаний: сюда относятся строительные компании, веб-студии, управление IT-проектами.

Выполнение задач в сервисе Flowlu

Возможности:

  1. Управление проектами. Систему можно использовать для создания проектов практически в любой сфере деятельности: разработка сайтов, ведение контекстной рекламы, SMM, SEO и др. Доступна информация о графике работ, поступлениях и расходах проекта, счетах, актах выполнения работ, есть также библиотека файлов.
  2. Управление задачами. Все задания проекта выводятся в виде карточек, на которых размещается информация о самом задании, приоритетности выполнения, ответственном лице. Можно прикрепить к ним дополнительные файлы и добавить чек-лист. Система уведомлений позволяет сотрудникам быть в курсе происходящего в течение дня.
  3. Управление финансами. Автоматическая загрузка платежей из банка. Управление финансовыми операциями: поступлениями, расходами по расчетным счетам, транзакциями.
  4. База знаний. Возможность обучения сотрудников. В таск менеджер можно добавлять актуальные статьи, по которым будет обучаться персонал. Поиск по тегам позволит найти подходящую тему.
  5. CRM. Возможность не терять клиентов и превращать их в постоянных. Система учитывает заявки, сделки, сохраняет историю работ по каждому клиенту: оплата, предложения, запланированные встречи, документооборот. Всегда можно продолжить общение на том месте, на котором остановились в прошлый раз.
  6. Agile проекты. Гибкость в управлении проектами, в которых часто меняются требования, а поток задач поступает непрерывно. Контроль заданий осуществляется на так называемой Канбан-доске, по которой каждый из сотрудников может визуализировать рабочие процессы для продуктивности и повышения скорости работы.

Стоимость таск менеджера: от 1 400 до 9 990 рублей в месяц. Есть и бесплатный тариф, но с меньшим количеством доступных задач. Тестовый период 21 день.

Наличие службы техподдержки в виде онлайн-чата. Есть мобильное приложение.

Языки интерфейса: русский, английский.

Todoist

Веб-сервис для управления рабочим планом. Гибкая система фильтрации и простой, интуитивно понятный интерфейс. Доступные задачи: входящие, на сегодня и текущую неделю. К каждой задаче можно добавить подзадачи, выставить один из 4 приоритетов, напоминание, метки, комментарии и сроки выполнения.

Планирование задач на каждый день в веб-сервисе Todoist

Особенности:

  • планирование проектов на каждый день;
  • контроль выполнения проектов — автоматически распознает и добавляет сроки выполнения плана;
  • наличие шаблонов проектов для работы;
  • возможность создавать, удалять, менять название, расположение и цветовой код проектов.

Можно прослеживать эффективность выполнения задач. Для этого вверху интерфейса располагается оранжевая полоса, где за каждую выполненную работу начисляются очки в Карму (выражается числом, по которому происходит регулярный прирост). При достижении определенного количества очков растет уровень Кармы.

Это возможно, если:

  • регулярно добавлять задания и выполнять их вовремя;
  • использовать функции task manager для каждой задачи (метки, напоминания, дедлайны);
  • достигать намеченных целей и выполнять план несколько дней/недель подряд.

Карма теряется, если выполнение сроков откладывается на 4 и больше дней.
Таск менеджер обладает образовательной функцией. Есть вкладка «Блог», из которой можно почерпнуть полезную информацию при работе с программой.

Стоимость таск менеджера: тариф «Премиум» — 3 $ в месяц. Бесплатная версия Todoist бизнес — 30 дней.

Таск менеджер Todoist доступен для iOS, Андроид, MacOS, Windows и не только.

Языки интерфейса: 19 языков (английский, русский, французский, итальянский, польский, немецкий и др.)

Bitrix24

Приложение для организации коллективной и эффективной работы в компании. Поможет создать единое информационное пространство, в котором сотрудникам будет легко общаться, планировать рабочие процессы и просто работать с документами. Программа имеет обширный функционал, который, кроме всего прочего, позволяет создавать сайты и интернет-магазины.

В таск менеджере выделены 5 полезных инструментов: CRM, онлайн-офис, задачи и проекты, контакт-центр, сайты и магазины:

  • CRM. Возможность продавать больше, подключив каналы связи к программе. Все звонки и сообщения автоматически сохраняются в утилите. Все, что нужно, — следить за счетчиками, которые вовремя подскажут, что делать. Выставляйте счета, принимайте оплату онлайн. CRM сама ведет клиента по воронке: от первого контакта до успешной сделки. Клиентам автоматически отправляются e-mail рассылки, письма, SMS.

Читайте: E-mail-рассылка для интернет-магазинов: пошаговая инструкция и лайфхаки

  • Онлайн-офис. Возможность привлечь к работе неограниченное число сотрудников. Живая лента позволит обсуждать рабочие вопросы и ускорить процесс принятия решений (переписка, видеозвонки — до 24 человек, закрытые чаты). Работая в реальном времени, можно контролировать активность сотрудников. Вся документация хранится в едином месте. С помощью календаря планируйте личное расписание, встречи с клиентами, коллегами. Удобный планировщик поможет подобрать время встречи, которое подходит всем участникам.

Живая лента — переписка в онлайн-чате в Bitrix24

  • Задачи и проекты. Коллективное выполнение плана в срок. Ведите проекты, распределяйте права доступа и роли между участниками. Используйте диаграмму Ганта, Канбан-доски, личный план. Следите за счетчиками, чтобы контролировать окончание сроков проектов. Упрощается создание повторяющихся задач — вместо вас это сделает программа по шаблону. Отслеживайте, по каким заданиям работает компания, планируйте загрузку. Показатель эффективности рассчитывается автоматически.
  • Контакт-центр. Мгновенные ответы на вопросы клиентов. Подключайте всевозможные средства связи для общения с заказчиками: телефон, email, чат на сайте, Viber, Telegram, Facebook, Instagram, и др. Вся переписка сохранится в таск менеджере автоматически. Полученные сообщения попадают в открытые линии и распределяются между сотрудниками. Можно отвечать быстро, компетентно и в режиме реального времени. При этом руководитель сможет отслеживать процесс общения менеджеров с клиентами.
  • Сайты и магазины. Как уже было сказано ранее, в таск менеджере можно создавать сайт в простом и удобном конструкторе. Все они будут иметь нужную для сайта правильную разметку и будут правильно индексироваться поисковиками. Аналогично и с созданием интернет-магазинов: все продумано до мелочей — поиск, корзина, оплата, сравнение товаров и т. п. Все контакты и заказы из магазина сразу заносятся в CRM.

Узнайте больше: Индексация сайта: 7 способов быстрой проверки и ускорения

Стоимость таск менеджера: бесплатно с минимумом инструментов для начала работы — 30 дней.

Специальные тарифы: от 369 до 1 200 грн в месяц. Бизнес-тарифы — от 2 200 до 4 400 грн в месяц.

Техподдержка при наличии коммерческого тарифа. Есть мобильная версия.

Языки интерфейса: 18 языков (английский, русский, французский, итальянский, польский, немецкий, испанский, турецкий и др.).

Подробнее: Как раскрутить сайт самостоятельно и попасть в топ

Описанные нами программы помогают не только повысить эффективность работы в компании, но и упрощают процесс контроля и делегирования задач руководителем.

В интернете разнообразие таск менеджеров достаточно большое. При выборе сервиса лучше отталкиваться от профессиональных нужд компании и собственных предпочтений.

Поэтому чем скорее у вас появится помощник — таск менеджер, тем легче станет управлять всеми бизнес-процессами.

Автор статьи

Копирайтер компании Textum. Пишет тексты на разную тематику: от косметических средств до комплектующих к автомобилю. Любимое направление – эмоциональное описание товара. Подписывайтесь в социальных сетях, чтобы следить за публикациями автора.

Показать категории