Таск менеджер — профільний інструмент сучасного керівника

«Намагатися керувати проєктами без проєктного управління — це як намагатися грати у футбол без плану гри» — Karen Tate, президент і засновник The Griffin Tate Group

Щодня працюючи над безліччю проєктів, співробітникам компаній доводиться виконувати чималий обсяг робіт. Особливо це стосується керівних посад, коли реалізація стратегій, бізнес-планів, організація роботи, постановка завдань тощо забирають багато сил і обмежують у часі.

Щоб не проґавити важливі моменти в професійній діяльності, завжди перебувати в курсі робочих подій, делегувати завдання підлеглим і при цьому ефективно та вчасно виконувати свою роботу, скористайтеся допомогою таск-менеджера. Що це за фрукт і з чим його їдять, розповідаємо далі.

Таск менеджер — коли робота під контролем!

Таск-менеджер — інструмент для управління проєктами. Це спеціальні програми, які не вимагають зарплати і функціонують в автоматичному режимі, спрощуючи тим самим робочий процес у колективі.

Маючи на робочому столі такий диспетчер завдань, можна зменшити часові витрати на постановку щоденних цілей, наради, обговорення, водночас підвищивши ефективність і злагодженість роботи всієї команди.

Читайте докладніше: Як налагодити взаємодію керівника і персоналу: 5 помилок боса-початківця

Питання, які допоможе вирішити профільна утиліта — таск менеджер:

• Постановка завдань. Видаючи співробітникам регулярно нові завдання, потрібно не забувати і про виконання старих. За допомогою функціональних можливостей програм координувати ці процеси буде набагато зручніше. Ви не забудете про те, яке завдання було доручено співробітнику і що конкретно він мав зробити. Вся інформація буде відображена в програмі як для вас, так і для працівника.
• Терміни виконання. Можливість встановлювати в таск-менеджері контрольний і остаточний терміни виконання доручень. Після закінчення часу співробітник може отримати повідомлення або попередження про невиконання завдань. З програмою таск менеджер колектив виконуватиме доручення в терміни. З таск менеджером можна автоматично контролювати час входження співробітника в систему, перерви, відсутність на робочому місці та закінчення робочого процесу.

Взнайте також: Google календар для бізнесу: як використовувати

• Контроль виконання завдань. Можна перевіряти обсяг виконаних завдань всього за кілька кліків, а за результатами робити відповідне коригування і виплачувати з/п. Також створювати й аналізувати звіти з урахуванням робочого часу та визначенням витрачених ресурсів. Таким чином керівник завжди буде в курсі, хто зі співробітників продуктивно виконує свою роботу протягом усього дня, а хто філонить.
• Внутрішнє листування. Надається можливість вести листування з виконавцями та клієнтами онлайн, без організації ранкових нарад або термінових зборів.

Вирішення подібних моментів із таск менеджером автоматично дає змогу організувати весь робочий процес керівника, у такий спосіб знизити навантаження і підвищити ефективність роботи колективу загалом.

Який вигляд має мати ідеальний таск-менеджер

Таск менеджер має бути автоматизованим, зручним, простим та інтуїтивно зрозумілим. За великих обсягів роботи ніхто не захоче копатися в інтерфейсі та шукати потрібну йому функцію. Освоєння функціоналу має проходити без застосування спеціальних навичок і тривалого навчання.

Програма має підтримувати створення, редагування і передачу завдань персоналу, фіксувати кожну дію і тимчасові витрати на виконання роботи. Автоматична оцінка вартості проєкту і зарплати співробітникам з урахуванням витраченого часу — «жирний» плюс можливостей таск-менеджера.

Практично всі профільні таск менеджери для роботи онлайн платні. Але для оцінки функціонування утиліти клієнтам пропонується безкоштовний тестовий період, після завершення якого можна проаналізувати, чи відповідає ціна програми ефективності виконання нею поставлених завдань. У будь-якому разі вартість не повинна бути захмарною.

Бажано, щоб таск менеджер мав контакти техпідтримки. Тоді в разі можливих збоїв можна заощадити час на розв’язання проблеми. Крім того, техпідтримка знадобиться за необхідності інтегрувати сторонній застосунок.

І наостанок: наявність мобільної версії таск менеджера спростить можливість спілкування, листування, постановки завдань без прив’язки до ПК.

Корисно дізнатися: 5 «сервісів-улюбленців» віддалених працівників для малого та середнього бізнесу

Огляд таск менеджерів для ефективної роботи компанії

Yaware.Timetracker

Автоматична система для оптимізації робочого часу співробітників і підвищення ефективності виконання завдань.

За допомогою цієї утиліти керівник може:

• Контролювати дотримання робочого графіка співробітником (запізнення, передчасне закінчення робочого дня, час поза робочим графіком). Усе це можна подивитися в розділі «Звіти» в табелі робочого часу, де збирається інформація про час роботи персоналу.

• Оцінювати і розподіляти навантаження кожного зі співробітників.
• Розраховувати заробітну плату з погодинною оплатою праці.
• Виявити найефективнішого співробітника і порушників, які заробляють більше, але користі приносять менше.
• Вести облік часу нарад і перерв.

За допомогою системи можна контролювати не тільки офісних співробітників, а й віддалених працівників або фрілансерів. Для фахівців компанії це хороший шанс підвищити свою працездатність.

Співробітник має доступ до особистої статистики. Він може бачити кількість часу, витраченого на виконання того чи іншого завдання, а також проаналізувати часовий період, коли спостерігається найбільша продуктивність його роботи.

Звіти по роботі співробітників будуть приходити керівнику на електронну пошту. Перегляд і аналіз статистики можливий на телефоні та планшеті з підтримкою iOS або Android.

Вартість таск менеджера: $80 на місяць. Тестовий період 2 тижні.

Працює таск менеджер на Linux, Windows, MacOS і сервер-терміналі. Усі оновлення відбуваються автоматично, є безкоштовна підтримка.

Мови інтерфейсу: англійська, українська.

Worksection

Сервіс для систематизації інформації за проектами. Надає можливість планувати робочі процеси, контролювати навантаження співробітників і прораховувати час, витрачений ними на виконання плану. Таск менеджер розрахований на роботу великої команди, але підійде також колективу з 10 осіб.

Співробітник може брати участь у кількох проєктах, які йому буде видно під час входу в програму. Кожен проєкт складається із завдань, які діляться на підзадачі: містять терміни, статуси, пріоритет виконання, мітки, файли та стрічку обговорень.

Особливості:

• таск-менеджер нагадує про гарячі завдання керівнику і виконавцю;
• доставка завдань здійснюється на e-mail співробітникам;
• до планів прикріплюється груповий чат для ведення обговорень у процесі роботи;
• можна встановлювати час на виконання завдання (вводиться вручну або засікається таймером) і з/п співробітників (розраховувати за допомогою годинних ставок);
• наявність діаграми Ганта для планування завдань, складання графіка робіт, контролю поточного стану справ.

У розділі звіти (формуються автоматично) можна переглянути:

• кількість запланованих і закритих завдань;
• не виконані за термінами проєкти;
• кількість витрачених ресурсів (часу, грошей).

Вартість таск менеджера: тарифний план від $29 до $199 на місяць. Тестовий період 2 тижні.

Наявність служби підтримки.

Мови інтерфейсу: англійська, українська.

Flowlu

Корпоративна онлайн-система для комплексного управління проєктами, планами, фінансами та відносинами з клієнтами (CRM). Налаштовується під індивідуальні потреби різних компаній: сюди відносяться будівельні компанії, веб-студії, управління IT-проектами.

Можливості:

1. Керування проєктами. Систему можна використовувати для створення проєктів практично в будь-якій сфері діяльності: розробка сайтів, ведення контекстної реклами, SMM, SEO та ін. Доступна інформація про графік робіт, надходження і витрати проєкту, рахунки, акти виконання робіт, є також бібліотека файлів.
2. Управління завданнями. Усі завдання проєкту виводяться у вигляді карток, на яких розміщується інформація про саме завдання, пріоритетність виконання, відповідальну особу. Можна прикріпити до них додаткові файли і додати чек-лист. Система повідомлень дозволяє співробітникам бути в курсі того, що відбувається протягом дня.
3. Управління фінансами. Автоматичне завантаження платежів з банку. Керування фінансовими операціями: надходженнями, витратами за розрахунковими рахунками, транзакціями.
4. База знань. Можливість навчання співробітників. У таск-менеджер можна додавати актуальні статті, за якими буде навчатися персонал. Пошук за тегами дасть змогу знайти відповідну тему.
5. CRM. Можливість не втрачати клієнтів і перетворювати їх на постійних. Система враховує заявки, угоди, зберігає історію робіт по кожному клієнту: оплата, пропозиції, заплановані зустрічі, документообіг. Завжди можна продовжити спілкування на тому місці, на якому зупинилися минулого разу.
6. Agile проєкти. Гнучкість в управлінні проєктами, в яких часто змінюються вимоги, а потік завдань надходить безперервно. Контроль завдань здійснюється на так званій Канбан-дошці, за якою кожен зі співробітників може візуалізувати робочі процеси для продуктивності та підвищення швидкості роботи.

Вартість таск менеджера: від 1 400 до 9 990 рублів на місяць. Є й безкоштовний тариф, але з меншою кількістю доступних завдань. Тестовий період 21 день.

Наявність служби техпідтримки у вигляді онлайн-чату. Є мобільний застосунок.

Мови інтерфейсу: англійська.

Todoist

Веб-сервіс для управління робочим планом. Гнучка система фільтрації та простий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Доступні завдання: вхідні, на сьогодні і поточний тиждень. До кожного завдання можна додати підзадачі, виставити один із 4 пріоритетів, нагадування, мітки, коментарі та терміни виконання.

Особливості:

• планування проєктів на кожен день;
• контроль виконання проєктів — автоматично розпізнає і додає терміни виконання плану;
• наявність шаблонів проєктів для роботи;
• можливість створювати, видаляти, змінювати назву, розташування і колірний код проєктів.

Можна простежувати ефективність виконання завдань. Для цього вгорі інтерфейсу розташовується помаранчева смуга, де за кожну виконану роботу нараховуються очки в Карму (виражається числом, за яким відбувається регулярний приріст). При досягненні певної кількості очок зростає рівень Карми.

Це можливо, якщо:

• регулярно додавати завдання і виконувати їх вчасно;
• використовувати функції task manager для кожного завдання (мітки, нагадування, дедлайни);
• досягати намічених цілей і виконувати план кілька днів/тижнів поспіль.

Карма втрачається, якщо виконання термінів відкладається на 4 і більше днів.
Таск-менеджер має освітню функцію. Є вкладка «Блог», з якої можна почерпнути корисну інформацію під час роботи з програмою.

Вартість таск менеджера: тариф «Преміум» – 3 $ на місяць. Безкоштовна версія Todoist бізнес — 30 днів.

Таск менеджер Todoist доступний для iOS, Андроїд, MacOS, Windows і не тільки.

Мови інтерфейсу: 19 мов (англійська, французька, італійська, польська, німецька та ін.)

Bitrix24

Додаток для організації колективної та ефективної роботи в компанії. Допоможе створити єдиний інформаційний простір, в якому співробітникам буде легко спілкуватися, планувати робочі процеси і просто працювати з документами. Програма має великий функціонал, який, крім усього іншого, дає змогу створювати сайти та інтернет-магазини.

У таск менеджері виділено 5 корисних інструментів: CRM, онлайн-офіс, завдання та проєкти, контакт-центр, сайти та магазини:

• CRM. Можливість продавати більше, підключивши канали зв’язку до програми. Усі дзвінки та повідомлення автоматично зберігаються в утиліті. Усе, що потрібно, — стежити за лічильниками, які вчасно підкажуть, що робити. Виставляйте рахунки, приймайте оплату онлайн. CRM сама веде клієнта по воронці: від першого контакту до успішної угоди. Клієнтам автоматично надсилаються e-mail розсилки, листи, SMS.

Читайте: E-mail-розсилка для інтернет-магазинів: покрокова інструкція та лайфхаки

• Онлайн-офіс. Можливість залучити до роботи необмежену кількість співробітників. Жива стрічка дасть змогу обговорювати робочі питання і прискорити процес ухвалення рішень (листування, відеодзвінки — до 24 осіб, закриті чати). Працюючи в реальному часі, можна контролювати активність співробітників. Вся документація зберігається в єдиному місці. За допомогою календаря плануйте особистий розклад, зустрічі з клієнтами, колегами. Зручний планувальник допоможе підібрати час зустрічі, який підходить усім учасникам.

• Завдання та проєкти. Колективне виконання плану в строк. Ведіть проєкти, розподіляйте права доступу та ролі між учасниками. Використовуйте діаграму Ганта, Канбан-дошки, особистий план. Слідкуйте за лічильниками, щоб контролювати закінчення термінів проєктів. Спрощується створення повторюваних завдань — замість вас це зробить програма за шаблоном. Відстежуйте, за якими завданнями працює компанія, плануйте завантаження. Показник ефективності розраховується автоматично.
• Контакт-центр. Миттєві відповіді на запитання клієнтів. Підключайте всілякі засоби зв’язку для спілкування із замовниками: телефон, email, чат на сайті, Viber, Telegram, Facebook, Instagram, та ін. Усе листування збережеться в таск менеджері автоматично. Отримані повідомлення потрапляють у відкриті лінії та розподіляються між співробітниками. Можна відповідати швидко, компетентно і в режимі реального часу. При цьому керівник зможе відстежувати процес спілкування менеджерів з клієнтами.
• Сайти та магазини. Як уже було сказано раніше, у таск менеджері можна створювати сайт у простому і зручному конструкторі. Усі вони матимуть потрібну для сайту правильну розмітку і правильно індексуватимуться пошуковими системами. Аналогічно і зі створенням інтернет-магазинів: все продумано до дрібниць – пошук, кошик, оплата, порівняння товарів тощо. Усі контакти і замовлення з магазину відразу заносяться в CRM.

Довідайтеся більше: Індексація сайту: 7 способів швидкої перевірки та прискорення

Вартість таск менеджера: безкоштовно з мінімумом інструментів для початку роботи — 30 днів.

Спеціальні тарифи: від 369 до 1 200 грн на місяць. Бізнес-тарифи — від 2 200 до 4 400 грн на місяць.

Техпідтримка за наявності комерційного тарифу. Є мобільна версія.

Мови інтерфейсу: 18 мов (англійська, французька, італійська, польська, німецька, іспанська, турецька та ін.).

Детальніше: Як розкрутити сайт самостійно і потрапити в топ

Описані нами програми допомагають не тільки підвищити ефективність роботи в компанії, а й спрощують процес контролю та делегування завдань керівником.

В інтернеті розмаїття таск-менеджерів досить велике. Під час вибору сервісу краще відштовхуватися від професійних потреб компанії та власних уподобань.

Тому що швидше у вас з’явиться помічник — таск менеджер, то легше стане керувати всіма бізнес-процесами.

Отримати практичні навички написання SEO-статей можна на курсі: «Креативний SEO-копірайтинг»: